Constituir uma equipa de crise

Por que razão deve constituir a sua equipa de crise antecipadamente

Durante uma crise, não há tempo para descobrir quem é responsável pelo quê. A falta de clareza custa minutos que não tem. Uma equipa previamente organizada evita que as pessoas esperem umas pelas outras ou façam trabalho duplicado. Ao registar previamente funções, mandato e disponibilidade, a sua equipa pode começar imediatamente. Todos sabem o que se espera deles. Isso proporciona calma e velocidade, precisamente quando é necessário.

As principais funções numa equipa de crise

Uma equipa de crise é composta por um conjunto de funções fixas. Os nomes podem variar por organização, mas as tarefas são reconhecíveis. Designe uma pessoa fixa e um substituto por função.

• Líder de equipa: mantém a visão geral, toma decisões e gere o tempo. O ponto de contacto para toda a equipa.
• Porta-voz: é o rosto externo e fala com a imprensa e o público em nome da organização.
• Consultor de comunicação: define a estratégia e a mensagem central e aconselha o líder de equipa e o porta-voz.
• Analista ambiental: acompanha as redes sociais e as notícias, avalia o que preocupa e deteta rumores e inquietações.
• Registo: regista todas as decisões e ações com o respetivo horário, para que fique claro o que aconteceu em retrospetiva.

Mandato: quem pode decidir o quê?

Uma equipa só funciona rapidamente se estiver claro quem pode decidir o quê sem pedir autorização primeiro. Isso chama-se mandato. Defina quais as decisões que a equipa pode tomar de forma autónoma e quando é necessária uma pessoa mais acima na organização. Estabeleça também acordos sobre comunicação: pode o porta-voz enviar uma mensagem para o exterior por conta própria, ou tem de passar primeiro pelo líder da equipa? Acordos claros evitam que as mensagens fiquem retidas ou saiam de forma descontrolada.

Organizar disponibilidade e permanência

Uma crise não respeita horários de trabalho. Por isso, organiza a disponibilidade fora do horário de trabalho através de uma escala de serviço. Com escala de serviço, há sempre alguém disponível por função, incluindo ao fim de semana e à noite. Elabore uma lista de contactos atualizada com números de telefone e um acordo claro sobre como a equipa é convocada. Teste regularmente se toda a gente está efetivamente disponível. Uma lista incorreta não tem qualquer valor numa crise.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Qual deve ser a dimensão de uma equipa de crise?

Mantenha a equipa tão pequena quanto possível e tão grande quanto necessário. Cinco a oito pessoas com papéis claros funciona geralmente bem. Uma equipa demasiado grande atrasa a tomada de decisões. Mas garanta sempre substitutos, para que a equipa esteja completa mesmo em caso de ausência.

Qual é a diferença entre um chefe de equipa e um porta-voz?

O líder de equipa dirige a equipa internamente e toma decisões. O porta-voz é o rosto público e comunica em nome da organização com a imprensa e o público. Ao separar estes papéis, o líder pode concentrar-se na coordenação e o porta-voz na comunicação.

Com que frequência deve uma equipa de crise praticar?

Exercite pelo menos algumas vezes por ano. Alterne grandes exercícios com formações curtas e simples. Praticar regularmente mantém os papéis bem definidos e garante que os novos membros da equipa se integram rapidamente.