Zostavenie krízového tímu

Prečo vopred zostaviť krízový tím

Počas krízy nie je čas zisťovať, kto za čo zodpovedá. Nejasnosť stojí minúty, ktoré nemáte. Vopred zostavený tím zabraňuje tomu, aby ľudia čakali na seba alebo robili dvojitú prácu. Predinštalovaním rolí, mandátov a dostupnosti môže váš tím okamžite začať konať. Každý vie, čo sa od neho očakáva. To prináša pokoj a rýchlosť práve vtedy, keď na tom záleží.

Najdôležitejšie role v krízovom tíme

Krízový tím pozostáva z niekoľkých stálych rolí. Názvy sa môžu v jednotlivých organizáciách líšiť, ale úlohy sú rozpoznateľné. Priraďte každej roli stáleho člena a náhradníka.

• Vedúci tímu: udržiava prehľad, prijíma rozhodnutia a sleduje čas. Kontaktná osoba pre celý tím.
• Hovorca: je tvárou navonok a komunikuje s tlačou a verejnosťou v mene organizácie.
• Komunikačný poradca: určuje stratégiu a kľúčové posolstvo a radí vedúcemu tímu a hovorcovi.
• Analytik prostredia: sleduje sociálne médiá a správy, meria náladu a upozorňuje na fámy a obavy.
• Logger: zaznamenáva všetky rozhodnutia a akcie s časovou pečiatkou, aby bolo spätne jasné, čo sa stalo.

Mandát: kto čo môže rozhodovať?

Tím pracuje rýchlo len vtedy, keď je jasné, kto čo môže rozhodnúť bez predchádzajúceho súhlasu. To sa nazýva mandát. Stanovte, aké rozhodnutia môže tím prijímať samostatne a kedy je potrebný niekto vyšší v organizácii. Dohodnuté aj komunikáciu: môže hovorca sám vydať správu navonok, alebo to musí najprv prejsť cez vedúceho tímu? Jasné dohody zabraňujú tomu, aby správy zostávali visieť alebo naopak vychádzali nekontrolovane.

Zabezpečenie dostupnosti a pohotovosti

Kríza sa neobťažuje s pracovnými hodinami. Preto zabezpečujete dostupnosť mimo pracovného času prostredníctvom pohotovostnej služby. Pri pohotovosti je vždy niekto pre každú rolu dostupný, aj cez víkend a v noci. Vytvorte aktuálny zoznam dostupnosti s telefónnymi číslami a jasnou dohodou, ako sa tím zvoláva. Pravidelne testujte, či je každý skutočne dostupný. Zoznam, ktorý nie je aktuálny, je pri kríze zbytočný.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Ako veľký má byť krízový tím?

Udržiavajte tím čo najmenší a tak veľký, ako je potrebné. Päť až osem ľudí s jasnými rolami funguje zvyčajne dobre. Príliš veľký tím spomaľuje rozhodovanie. Vždy sa postarajte o náhradníkov, aby bol tím kompletný aj pri neprítomnosti.

Aký je rozdiel medzi vedúcim tímu a hovorcom?

Vedúci tímu riadi tím interne a rozhoduje. Hovorca je tvárou navonok a komunikuje v mene organizácie s tlačou a verejnosťou. Oddelením týchto rolí sa môže vedúci sústrediť na riadenie a hovorca na komunikáciu.

Ako často má krízový tím cvičiť?

Cvičte aspoň niekoľkokrát ročne. Striedajte veľké cvičenia s krátkymi, jednoduchými tréningmi. Pravidelné cvičenie udržuje roly ostré a zabezpečuje, že noví členovia tímu sa rýchlo zorientujú.