Sestavení krizového týmu

Proč sestavíte krizový tým předem

Během krize není čas zjišťovat, kdo za co zodpovídá. Nejasnost stojí minuty, které nemáte. Předem sestavený tým zabraňuje tomu, aby lidé čekali na sebe nebo dělali práci dvakrát. Předem stanovenými rolemi, mandátem a dostupností umožníte svému týmu okamžitě začít pracovat. Každý ví, co se od něj očekává. To přináší klid a rychlost právě ve chvíli, kdy to záleží.

Nejdůležitější role v krizovém týmu

Krizový tým tvoří několik stálých rolí. Názvy se mohou v jednotlivých organizacích lišit, ale úkoly jsou rozpoznatelné. Pro každou roli jmenujte stálou osobu a náhradníka.

• Vedoucí týmu: udržuje přehled, přijímá rozhodnutí a hlídá čas. Kontaktní osoba pro celý tým.
• Mluvčí: je tváří navenek a odpovídá tisku a veřejnosti jménem organizace.
• Komunikační poradce: určuje strategii a klíčové sdělení a radí vedoucímu týmu a mluvčímu.
• Analytik prostředí: sleduje sociální média a zprávy, mapuje, co lidé řeší, a signalizuje fámy a obavy.
• Logger: zaznamenává všechna rozhodnutí a akce s časovým razítkem, aby bylo zpětně jasné, co se stalo.

Mandát: kdo smí co rozhodovat?

Tým funguje rychle pouze tehdy, je-li jasné, kdo co smí rozhodovat bez předchozího svolení. To se nazývá mandát. Stanovte, která rozhodnutí může tým přijímat samostatně a kdy je potřebný někdo výše v organizaci. Dohodněte se také na komunikaci: může mluvčí sám vydat zprávu navenek, nebo to musí nejprve projít přes vedoucího týmu? Jasné dohody zabrání tomu, aby zprávy uvízly nebo naopak nekontrolovaně unikly ven.

Zajištění dostupnosti a pohotovosti

Krize se nepřizpůsobuje pracovní době. Proto zajistěte dosažitelnost mimo pracovní dobu prostřednictvím pohotovostní služby. Při pohotovosti je vždy někdo dostupný pro každou roli, i o víkendech a v noci. Vytvořte aktuální seznam dosažitelnosti s telefonními čísly a jasnou dohodou o tom, jak se tým svolá. Pravidelně testujte, zda je každý skutečně dosažitelný. Seznam, který nesedí, je v krizi k ničemu.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Jak velký má být krizový tým?

Udržujte tým tak malý, jak je to možné, a tak velký, jak je to nutné. Pět až osm lidí s jasnými rolemi obvykle funguje dobře. Příliš velký tým zpomaluje rozhodování. Vždy zajistěte náhradníky, aby byl tým kompletní i při nepřítomnosti.

Jaký je rozdíl mezi vedoucím týmu a mluvčím?

Vedoucí týmu interně řídí tým a přijímá rozhodnutí. Mluvčí je tváří navenek a komunikuje jménem organizace s tiskem a veřejností. Oddělením těchto rolí se vedoucí může soustředit na řízení a mluvčí na komunikaci.

Jak často má krizový tým cvičit?

Cvičte alespoň několikrát ročně. Střídejte velká cvičení s krátkými, jednoduchými tréninky. Pravidelné cvičení udržuje role ostré a zajišťuje, že noví členové týmu se rychle zapojí.