Изграждане на кризисен екип

Защо да организирате кризисния екип предварително

По време на криза няма време да се изяснява кой за какво отговаря. Неяснотата отнема минути, с които не разполагате. Предварително изграден екип предотвратява чакането едни на други или дублирането на работа. Като се определят предварително ролите, мандатите и достъпността, вашият екип може незабавно да пристъпи към действие. Всеки знае какво се очаква от него. Това дава спокойствие и бързина, точно когато е от значение.

Основните роли в кризисния екип

Кризисният екип се състои от няколко постоянни роли. Имената могат да се различават в зависимост от организацията, но задачите са разпознаваеми. Определете постоянен човек и заместник за всяка роля.

• Ръководител на екипа: поддържа прегледа, взема решения и контролира времето. Точката за контакт за целия екип.
• Говорител: е лицето навън и говори от името на организацията пред пресата и обществеността.
• Комуникационен съветник: определя стратегията и ключовото послание и съветва ръководителя на екипа и говорителя.
• Анализатор на средата: следи социалните медии и новините, усеща какво вълнува хората и сигнализира за слухове и притеснения.
• Регистратор: записва всички решения и действия с времеви печат, така че впоследствие да е ясно какво се е случило.

Мандат: кой какво може да реши?

Екипът работи бързо само когато е ясно кой какво може да реши, без да иска предварително разрешение. Това се нарича мандат. Запишете кои решения екипът може да взема самостоятелно и кога е необходим някой по-горе в организацията. Направете и договорки за комуникацията: може ли говорителят сам да изпрати съобщение навън, или трябва първо да мине през ръководителя на екипа? Ясните договорки предотвратяват задържането на съобщения или неконтролирано излизането им навън.

Уреждане на достъпността и дежурството

Кризата не се съобразява с работното време. Затова организирайте достъпност извън работно време чрез дежурен режим. При дежурство винаги има някой на повикване за всяка роля, дори през уикенда и нощта. Съставете актуален списък с телефонни номера и ясна договореност как се повиква екипът. Редовно тествайте дали всеки действително е достъпен. Списък, който не е актуален, е безполезен при криза.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Колко голям трябва да бъде кризисният екип?

Поддържайте екипа толкова малък, колкото е възможно, и толкова голям, колкото е необходимо. Пет до осем души с ясни роли обикновено работят добре. Твърде голям екип забавя вземането на решения. Осигурете обаче винаги заместници, за да е екипът пълен и при отсъствие.

Каква е разликата между ръководител на екип и говорител?

Ръководителят на екипа ръководи вътрешно екипа и взима решения. Говорителят е лицето навън и комуникира от името на организацията с пресата и публиката. Разделянето на тези роли позволява на ръководителя да се съсредоточи върху управлението, а на говорителя – върху комуникацията.

Колко често трябва да се упражнява кризисният екип?

Провеждайте учения поне няколко пъти годишно. Редувайте мащабни учения с кратки, прости тренировки. Редовното учение поддържа ролите изострени и осигурява бързото включване на новите членове на екипа.