Costituire un team di crisi

Perché strutturare il team di crisi in anticipo

Durante una crisi non c'è tempo per capire chi si occupa di cosa. L'incertezza costa minuti che non si hanno. Un team organizzato in anticipo evita che le persone si aspettino a vicenda o facciano lavoro doppio. Definendo in anticipo ruoli, mandato e reperibilità, il vostro team può iniziare immediatamente. Tutti sanno cosa ci si aspetta da loro. Ciò dà calma e velocità, proprio nel momento in cui conta.

I principali ruoli in un team di crisi

Un team di crisi è composto da un certo numero di ruoli fissi. I nomi possono variare da un'organizzazione all'altra, ma i compiti sono riconoscibili. Assegnate a ogni ruolo una persona fissa e un sostituto.

• Responsabile del team: mantiene il quadro generale, prende decisioni e tiene d'occhio il tempo. Il punto di riferimento per l'intero team.
• Portavoce: è il volto esterno e parla con la stampa e il pubblico a nome dell'organizzazione.
• Consulente della comunicazione: determina la strategia e il messaggio chiave e consiglia il responsabile del team e il portavoce.
• Analista ambientale: monitora i social media e le notizie, sonda il sentiment e segnala voci e preoccupazioni.
• Logger: registra tutte le decisioni e le azioni con l'orario, in modo che in seguito sia chiaro cosa è successo.

Mandato: chi può decidere cosa?

Un team lavora velocemente solo quando è chiaro chi può decidere cosa senza dover chiedere prima il permesso. Questo si chiama mandato. Stabilite quali decisioni il team può prendere autonomamente e quando è necessario rivolgersi a un livello superiore dell'organizzazione. Definite anche le regole di comunicazione: il portavoce può inviare autonomamente un messaggio all'esterno, oppure deve prima passare per il responsabile del team? Accordi chiari evitano che i messaggi rimangano in sospeso o vadano all'esterno in modo incontrollato.

Organizzare raggiungibilità e reperibilità

Una crisi non tiene conto degli orari d'ufficio. Pertanto organizzate la reperibilità fuori dall'orario lavorativo tramite un sistema di turni di reperibilità. Con la reperibilità c'è sempre qualcuno rintracciabile per ruolo, anche nel fine settimana e di notte. Create un elenco di contatti aggiornato con i numeri di telefono e un accordo chiaro su come viene allertato il team. Verificate regolarmente se tutti sono effettivamente raggiungibili. Un elenco non aggiornato è inutile in una crisi.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Quale dovrebbe essere la dimensione di un team di crisi?

Mantenere il team il più piccolo possibile e grande quanto necessario. Cinque-otto persone con ruoli chiari funzionano spesso bene. Un team troppo grande rallenta il processo decisionale. Assicurarsi sempre di avere sostituti, in modo che il team sia completo anche in caso di assenza.

Qual è la differenza tra un team leader e un portavoce?

Il responsabile del team guida il team internamente e prende le decisioni. Il portavoce è il volto verso l'esterno e comunica a nome dell'organizzazione con stampa e pubblico. Separando questi ruoli, il responsabile può concentrarsi sulla direzione e il portavoce sulla comunicazione.

Con quale frequenza deve esercitarsi un team di crisi?

Esercitatevi almeno alcune volte all'anno. Alternate grandi esercitazioni con brevi addestramenti semplici. Le esercitazioni regolari mantengono i ruoli nitidi e assicurano che i nuovi membri del team si integrino rapidamente.