Elaborare un piano di comunicazione di crisi
Un piano di comunicazione di crisi stabilisce in anticipo chi comunica cosa in caso di crisi. Così non si perde tempo prezioso durante un incidente. In questa guida leggete in sei passi come redigere un tale piano.
Perché un piano di comunicazione di crisi?
Durante una crisi non c'è tempo per riflettere su chi sia il portavoce o quali canali si utilizzino. Questo deve essere stabilito in anticipo. Un piano di comunicazione di crisi fornisce quella struttura. Con un piano si reagisce più rapidamente, in modo più coerente e con meno stress. Evita che vengano dimenticati passaggi importanti nel momento in cui la pressione è massima.
Cosa contiene un piano di comunicazione di crisi?
Un buon piano è compatto e pratico, in modo da essere utilizzabile anche sotto pressione. Questi componenti devono essere presenti come minimo.
- Gli obiettivi della vostra comunicazione di crisi.
- I ruoli e il team di crisi, con nomi e recapiti.
- I gruppi target e i canali con cui li raggiungete.
- Messaggi chiave e scenari che si possono aspettare frequentemente.
- Manuali con passi concreti per ogni situazione.
- Accordi su esercitazioni, valutazioni e aggiornamenti.
Mantenere il piano in vita
Un piano di comunicazione di crisi non è un documento che si crea una volta sola e poi si mette in un cassetto. Le persone cambiano ruolo, i canali cambiano e i rischi si spostano. Aggiornare il piano quindi almeno una volta all'anno e dopo ogni esercitazione o crisi reale. Un piano obsoleto dà una falsa sicurezza e può fallire nel momento sbagliato.
Stappenplan
Definire gli obiettivi
Stabilite cosa volete ottenere con la comunicazione di crisi: informare le persone, farle agire e mantenere la fiducia. Questi obiettivi guidano tutte le scelte successive.
Distribuire i ruoli e costituire il team di crisi
Chi prende le decisioni, chi è portavoce, chi redige i messaggi e chi monitora i media? Annotare nomi, sostituti e reperibilità.
Mappare i gruppi target e i canali
Con chi dovete comunicare: persone colpite, residenti, dipendenti, stampa? Scegliete per ogni gruppo target i canali che li raggiungono davvero.
Creare messaggi chiave e scenari
Pensare a quali crisi ci si può aspettare e scrivere un messaggio chiave per ogni scenario. In questo modo non si deve ricominciare da zero durante un incidente.
Scrivere procedure operative
Per ogni scenario, definite quali passi compiere, in quale ordine e chi fa cosa. Manteneteli brevi e pratici, in modo che siano utilizzabili sotto pressione.
Esercitarsi e valutare
Testate il piano con un'esercitazione, verificate cosa funziona e cosa no, e aggiornate il piano. Ripetete regolarmente per mantenere il piano aggiornato.
Veelgestelde vragen
Quanto deve essere lungo un piano di comunicazione di crisi?
Il più breve possibile e il più lungo necessario. Un piano che deve essere utilizzabile sotto pressione è preferibilmente conciso e pratico piuttosto che voluminoso e completo. Lavorate con manuali operativi chiari.
Con quale frequenza devo aggiornare il piano?
Almeno una volta all'anno, e sempre dopo un'esercitazione o una crisi reale. Aggiornarlo anche quando cambiano ruoli, persone o canali. In questo modo il piano rimane affidabile.
Anche le piccole organizzazioni hanno bisogno di un piano di comunicazione di crisi?
Sì. Anche un piccolo team può trovarsi di fronte a una crisi. Un piano semplice con ruoli, gruppi target e alcuni messaggi chiave aiuta già enormemente.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
CrisisRadar helpt u dit in de praktijk te brengen — van voorbereiding tot de eerste minuut.
Meer gidsen
Wat is crisiscommunicatie?
De basis: wat crisiscommunicatie is, waarom het telt en hoe u begint.
Hoe stel je een crisisbericht op?
Een helder crisisbericht in zes stappen, met een handig voorbeeld.
Crisiscommunicatieplan opstellen
Wat hoort er in een crisiscommunicatieplan en hoe maakt u er een?