Kriisiviestintäsuunnitelman laatiminen
Kriisiviestintäsuunnitelma määrittelee etukäteen, kuka viestii mistäkin kriisin sattuessa. Näin et menetä arvokasta aikaa tapahtuman aikana. Tässä oppaassa luet, miten sellainen laaditaan kuudessa vaiheessa.
Miksi kriisiviestintäsuunnitelma?
Kriisin aikana ei ole aikaa miettiä, kuka on tiedottaja tai mitä kanavia käytetään. Tämä on sovittava etukäteen. Kriisiviestintäsuunnitelma antaa tämän rakenteen. Suunnitelman avulla reagoit nopeammin, johdonmukaisemmin ja vähemmällä stressillä. Se estää tärkeiden vaiheiden unohtumisen silloin, kun paine on suurimmillaan.
Mitä kriisiviestintäsuunnitelma sisältää?
Hyvä suunnitelma on tiivis ja käytännöllinen, jotta se toimii myös paineen alla. Nämä osat kuuluvat siihen vähintään.
- Kriisiviestintäsi tavoitteet.
- Roolit ja kriisitiimi, nimineen ja yhteystietoineen.
- Kohderyhmät ja kanavat, joilla tavoitat heidät.
- Ydinviestit ja skenaariot, joita voit usein odottaa.
- Toimintakäsikirjat konkreettisine vaiheineen per tilanne.
- Sopimukset harjoittelusta, arvioinnista ja päivittämisestä.
Pidä suunnitelma elävänä
Kriisiviestintäsuunnitelma ei ole asiakirja, jonka teet kerran ja laitat sitten laatikkoon. Ihmiset vaihtavat rooleja, kanavat muuttuvat ja riskit siirtyvät. Päivitä suunnitelmaa siksi vähintään kerran vuodessa ja jokaisen harjoituksen tai todellisen kriisin jälkeen. Vanhentunut suunnitelma antaa väärän turvallisuuden tunteen ja voi epäonnistua väärällä hetkellä.
Stappenplan
Määritä tavoitteesi
Kirjaa, mitä kriisiviestinnällä halutaan saavuttaa: tiedottaa ihmisiä, ohjata heitä toimintaan ja säilyttää luottamus. Nämä tavoitteet ohjaavat kaikkia myöhempiä valintoja.
Jaa roolit ja kokoa kriisitiimi
Kuka tekee päätökset, kuka on tiedottaja, kuka kirjoittaa viestit ja kuka seuraa mediaa? Kirjaa nimet, sijaiset ja tavoitettavuus.
Kartoita kohderyhmät ja kanavat
Kenelle viestit: uhrit, asukkaat, työntekijät, lehdistö? Valitse kullekin kohderyhmälle kanavat, jotka todella tavoittavat heidät.
Luo ydinviestit ja skenaariot
Mieti, mitä kriisejä voi odottaa, ja laadi kullekin skenaariolle ydinviesti etukäteen. Niin sinun ei tarvitse aloittaa nollasta tapauksen sattuessa.
Kirjoita toimintakäsikirjoja
Laadi kullekin skenaariolle, mitä toimenpiteitä toteutat, missä järjestyksessä ja kuka tekee mitäkin. Pidä ne lyhyinä ja käytännöllisinä, jotta ne toimivat paineenkin alla.
Harjoittele ja arvioi
Testaa suunnitelma harjoituksella, katso mikä toimii ja mikä ei, ja päivitä suunnitelma. Toista tätä säännöllisesti, jotta suunnitelma pysyy ajantasaisena.
Veelgestelde vragen
Kuinka pitkä kriisiviestintäsuunnitelman pitää olla?
Niin lyhyt kuin mahdollista ja niin pitkä kuin tarpeellista. Suunnitelma, jonka on oltava käyttökelpoinen paineessa, on mieluummin tiivis ja käytännöllinen kuin paksu ja täydellinen. Käytä selkeitä käsikirjoituksia.
Kuinka usein suunnitelmaa pitää päivittää?
Vähintään kerran vuodessa ja aina harjoituksen tai todellisen kriisin jälkeen. Päivitä myös, kun roolit, ihmiset tai kanavat muuttuvat. Näin suunnitelma pysyy luotettavana.
Tarvitsevatko pienet organisaatiot myös kriisiviestintäsuunnitelman?
Kyllä. Pienikin tiimi voi kohdata kriisin. Yksinkertainen suunnitelma rooleilla, kohderyhmillä ja muutamalla ydinviestillä auttaa jo paljon.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
CrisisRadar helpt u dit in de praktijk te brengen — van voorbereiding tot de eerste minuut.
Meer gidsen
Wat is crisiscommunicatie?
De basis: wat crisiscommunicatie is, waarom het telt en hoe u begint.
Hoe stel je een crisisbericht op?
Een helder crisisbericht in zes stappen, met een handig voorbeeld.
Crisiscommunicatieplan opstellen
Wat hoort er in een crisiscommunicatieplan en hoe maakt u er een?