Válságkommunikációs terv készítése
A válságkommunikációs terv előre rögzíti, hogy ki mit kommunikál egy válság esetén. Így nem veszít értékes időt egy incidens során. Ebben az útmutatóban hat lépésben megtudhatja, hogyan készítsen ilyen tervet.
Miért szükséges a válságkommunikációs terv?
Válság idején nincs idő arra gondolni, ki legyen a szóvivő vagy milyen csatornákat használjon. Ezt előre kell rögzíteni. A válságkommunikációs terv adja meg ezt a struktúrát. Egy tervvel gyorsabban, következetesebben és kevesebb stresszel reagál. Megakadályozza, hogy fontos lépéseket feledjenek el abban a pillanatban, amikor a nyomás a legnagyobb.
Mit tartalmaz egy válságkommunikációs terv?
Egy jó terv tömör és gyakorlatias, hogy nyomás alatt is használható legyen. Ezek az elemek legalább belevalók.
- A válságkommunikáció céljai.
- A szerepek és a kríziscsapat, nevekkel és elérhetőségekkel.
- A célcsoportok és a csatornák, amelyeken eléri őket.
- Alapüzenetek és forgatókönyvek, amelyekkel gyakran számolhat.
- Forgatókönyvek konkrét lépésekkel minden helyzetre.
- Megállapodások a gyakorlásról, az értékelésről és a frissítésről.
Tartsa életben a tervet
A válságkommunikációs terv nem olyan dokumentum, amelyet egyszer elkészítenek, majd fiókba tesznek. Az emberek szerepet változtatnak, a csatornák változnak és a kockázatok eltolódnak. Ezért frissítse a tervet legalább évente egyszer, és minden gyakorlat vagy valódi válság után. Egy elavult terv hamis biztonságérzetet ad és a rossz pillanatban megbukhat.
Stappenplan
Határozza meg céljait
Rögzítse, mit szeretne elérni a válságkommunikációval: az emberek tájékoztatását, cselekvésre ösztönzését és a bizalom megőrzését. Ezek a célok irányítanak minden ezt követő döntést.
Ossza el a szerepeket és állítsa össze a válságcsapatot
Ki hoz döntéseket, ki a szóvivő, ki írja az üzeneteket és ki figyeli a médiát? Jegyezze fel a neveket, a helyetteseket és az elérhetőségeket.
Térképezze fel a célcsoportokat és a csatornákat
Kivel kell kommunikálnia: érintettekkel, szomszédokkal, munkatársakkal, sajtóval? Válasszon minden célcsoport számára azokat a csatornákat, amelyek valóban elérik őket.
Alapüzenetek és forgatókönyvek elkészítése
Gondolja végig, milyen válságokkal számolhat, és minden forgatókönyvre dolgozzon ki előre egy alapüzenetet. Így egy incidens esetén nem kell nulláról kezdenie.
Forgatókönyvek írása
Dolgozza ki scenáriónként, milyen lépéseket tesz, milyen sorrendben, és ki mit csinál. Tartsa őket rövidnek és gyakorlatiasnak, hogy nyomás alatt is használhatók legyenek.
Gyakoroljon és értékeljen
Tesztelje a tervet egy gyakorlattal, nézze meg, mi működik és mi nem, és frissítse a tervet. Ismételje ezt rendszeresen, hogy a terv naprakész maradjon.
Veelgestelde vragen
Milyen hosszú legyen egy válságkommunikációs terv?
Olyan rövid, amennyire lehetséges, és olyan hosszú, amennyire szükséges. Egy tervnek, amelynek nyomás alatt is használhatónak kell lennie, inkább tömörnek és praktikusnak kell lennie, mint vastagnak és teljesnek. Dolgozzon áttekinthető forgatókönyvekkel.
Milyen gyakran kell frissíteni a tervet?
Legalább évente egyszer, és mindig egy gyakorlat vagy valódi válság után. Frissítse akkor is, ha a szerepek, az emberek vagy a csatornák megváltoznak. Így marad a terv megbízható.
Kis szervezeteknek is szükségük van válságkommunikációs tervre?
Igen. Egy kis csapat is szembesülhet válsággal. Egy egyszerű terv szerepekkel, célközönségekkel és néhány üzenetmaggal már óriási segítség.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
CrisisRadar helpt u dit in de praktijk te brengen — van voorbereiding tot de eerste minuut.
Meer gidsen
Wat is crisiscommunicatie?
De basis: wat crisiscommunicatie is, waarom het telt en hoe u begint.
Hoe stel je een crisisbericht op?
Een helder crisisbericht in zes stappen, met een handig voorbeeld.
Crisiscommunicatieplan opstellen
Wat hoort er in een crisiscommunicatieplan en hoe maakt u er een?