Válságstáb felállítása

Miért érdemes előre felállítani a válságcsapatot

Válság idején nincs idő kideríteni, ki miért felel. A bizonytalanság olyan perceket emészt fel, amelyek nincsenek. Egy előre szervezett csapat megakadályozza, hogy az emberek egymásra várjanak, vagy kétszer végezzék el ugyanazt a munkát. A szerepek, a felhatalmazás és az elérhetőség előzetes rögzítésével csapata azonnal munkához láthat. Mindenki tudja, mit várnak tőle. Ez nyugalmat és gyorsaságot ad, éppen akkor, amikor a leginkább számít.

A válságstáb legfontosabb szerepei

Egy válságcsapat néhány állandó szerepből áll. Az elnevezések szervezetenként eltérők lehetnek, de a feladatok ismerősek. Minden szerephez jelöljön ki egy állandó személyt és egy helyettest.

• Csapatvezető: fenntartja az áttekintést, döntéseket hoz és figyeli az időt. Az egész csapat kapcsolattartója.
• Szóvivő: a szervezet arca kifelé, aki a sajtót és a nyilvánosságot szólítja meg a szervezet nevében.
• Kommunikációs tanácsadó: meghatározza a stratégiát és az üzenetmagot, és tanácsot ad a csapatvezetőnek és a szóvivőnek.
• Környezeti elemző: követi a közösségi médiát és a híreket, felméri a közhangulatot és jelzi a pletykákat és a aggodalmakat.
• Naplózó: rögzíti az összes döntést és intézkedést időbélyeggel, hogy utólag egyértelmű legyen, mi történt.

Mandátum: ki mit dönthet?

Egy csapat csak akkor dolgozik gyorsan, ha egyértelmű, ki mit dönthet el anélkül, hogy előbb engedélyt kérne. Ezt nevezik felhatalmazásnak. Rögzítse, milyen döntéseket hozhat önállóan a csapat, és mikor szükséges valaki a szervezet magasabb szintjéről. Állapodjanak meg a kommunikációról is: a szóvivő önállóan küldhet-e üzenetet kifelé, vagy előbb a csapatvezetőnek kell jóváhagynia? Az egyértelmű megállapodások megakadályozzák, hogy az üzenetek leragadjanak, vagy ellenőrizetlenül jussanak ki.

Elérhetőség és ügyelet megszervezése

A válság nem vesz figyelembe irodai időt. Ezért az irodai munkaidőn kívüli elérhetőséget ügyeleti rendszerrel biztosítja. Az ügyeleténél szerepenként mindig van valaki hívható, hétvégén és éjszaka is. Készítsen naprakész elérhetőségi listát telefonszámokkal és egyértelmű megállapodással arról, hogyan hívják össze a csapatot. Rendszeresen tesztelje, hogy mindenki valóban elérhető-e. Egy helytelen lista a válságban értéktelen.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Mekkora legyen egy kríziscsapat?

Tartsa a csapatot a lehető legkisebben és annyira nagyra, amennyi szükséges. Az öt-nyolc fős, egyértelmű szerepekkel rendelkező csapat általában jól működik. Egy túl nagy csapat lassítja a döntéshozatalt. Mindig gondoskodjon helyettesekről, hogy a csapat távollét esetén is teljes legyen.

Mi a különbség a csapatvezető és a szóvivő között?

A csapatvezető belső irányítást végez, és döntéseket hoz. A szóvivő a szervezet arca kifelé, és a szervezet nevében kommunikál a sajtóval és a nyilvánossággal. E szerepek szétválasztásával a vezető az irányításra, a szóvivő a kommunikációra koncentrálhat.

Milyen gyakran kell egy kríziscsapatnak gyakorolni?

Évente legalább néhányszor gyakoroljon. Váltogassa a nagy gyakorlatokat rövidebb, egyszerűbb tréningekkel. A rendszeres gyakorlás élesen tartja a szerepeket, és biztosítja, hogy az új csapattagok gyorsan bekapcsolódhassanak.