Kriisimeeskonna loomine

Miks peate oma kriisimeeskonna ette valmistama

Kriisi ajal pole aega välja selgitada, kes mille eest vastutab. Ebaselgus maksab minuteid, mida teil pole. Eelnevalt moodustatud meeskond takistab inimestel teineteist oodata või topelttööd teha. Rollide, mandaadi ja kättesaadavuse eelneval kindlaksmääramisel saab teie meeskond kohe tegutsema hakata. Kõik teavad, mida neilt oodatakse. See annab rahu ja kiiruse just siis, kui see loeb.

Kriisimeeskonna olulisimad rollid

Kriisimeeskond koosneb mitmest kindlast rollist. Nimed võivad organisatsiooniti erineda, kuid ülesanded on äratuntavad. Määrake igale rollile kindel isik ja asendaja.

• Meeskonnajuht: jälgib ülevaadet, teeb otsuseid ja jälgib aega. Kogu meeskonna kontaktpunkt.
• Pressiesindaja: on avalik nägu ja esindab organisatsiooni nimel ajakirjandust ja avalikkust.
• Kommunikatsiooninõunik: määrab strateegia ja põhisõnumi ning nõustab meeskonnajuhti ja pressiesindajat.
• Keskkonnanalüütik: jälgib sotsiaalmeediat ja uudiseid, hindab elavat olukorda ja tuvastab kuulujutte ja muresid.
• Logger: registreerib kõik otsused ja toimingud koos kellaaegadega, nii et hiljem on selge, mis juhtus.

Volitused: kes võib mida otsustada?

Meeskond töötab kiiresti ainult siis, kui on selge, kes mida võib otsustada ilma eelneva loata. Seda nimetatakse volituseks. Pange kirja, milliseid otsuseid meeskond võib iseseisvalt teha ja millal on vaja kõrgemat juhtkonda. Tehke ka kommunikatsioonikokkuleppeid: kas pressiesindaja võib iseseisvalt sõnumi avalikustada, või peab see esmalt meeskonnajuhi kaudu läbima? Selged kokkulepped takistavad sõnumite kinni jäämist või kontrollimatut avalikku ilmumist.

Kättesaadavuse ja valvegraafiku korraldamine

Kriis ei arvesta kontoririinidega. Seetõttu korraldate väljaspool tööaega kättesaadavuse valvekorra kaudu. Valvekorras on alati keegi rolli järgi kättesaadav, ka nädalavahetusel ja öösel. Tehke ajakohane kättesaadavusnimekiri telefoninumbritega ja selge kokkulepe, kuidas meeskonda kutsutakse. Testige regulaarselt, kas kõik on tegelikult kättesaadavad. Nimekiri, mis ei klapi, on kriisi ajal kasutu.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Kui suur peaks kriisimeeskond olema?

Hoidke meeskond nii väike kui võimalik ja nii suur kui vajalik. Viis kuni kaheksa selgete rollidega inimest töötab sageli hästi. Liiga suur meeskond aeglustab otsustamist. Kuid tagage alati asendajad, nii et meeskond on täielik ka puudumise korral.

Mis vahe on meeskonnajuhil ja pressiesindajal?

Meeskonnajuht juhib meeskonda sisemiselt ja teeb otsuseid. Pressiesindaja on väljanähtav nägu ja kommunikeerib organisatsiooni nimel ajakirjanduse ja avalikkusega. Nende rollide eraldamisega saab juht keskenduda juhtimisele ja pressiesindaja kommunikatsioonile.

Kui tihti peaks kriisimeeskond harjutama?

Harjutage vähemalt paar korda aastas. Vaheldage suuri harjutusi lühikeste, lihtsate koolitustega. Regulaarne harjutamine hoiab rollid teravana ja tagab, et uued meeskonnaliikmed saavad kiiresti kaasa.