Σύσταση ομάδας κρίσης

Γιατί να συγκροτήσετε την ομάδα κρίσης εκ των προτέρων

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης δεν υπάρχει χρόνος να ξεκαθαρίσετε ποιος είναι υπεύθυνος για τι. Η ασάφεια κοστίζει λεπτά που δεν έχετε. Μια ομάδα που έχει συγκροτηθεί εκ των προτέρων αποτρέπει τους ανθρώπους από το να περιμένουν ο ένας τον άλλον ή να κάνουν διπλή δουλειά. Καθορίζοντας εκ των προτέρων ρόλους, εντολές και διαθεσιμότητα, η ομάδα σας μπορεί να ξεκινήσει αμέσως. Ο καθένας γνωρίζει τι αναμένεται από αυτόν. Αυτό παρέχει ηρεμία και ταχύτητα, ακριβώς τη στιγμή που έχει σημασία.

Οι σημαντικότεροι ρόλοι σε μια ομάδα κρίσης

Μια ομάδα κρίσης αποτελείται από έναν αριθμό σταθερών ρόλων. Οι ονομασίες μπορεί να διαφέρουν ανά οργανισμό, αλλά τα καθήκοντα είναι αναγνωρίσιμα. Αναθέστε ανά ρόλο ένα σταθερό άτομο και έναν αναπληρωτή.

• Επικεφαλής ομάδας: διατηρεί την επισκόπηση, λαμβάνει αποφάσεις και παρακολουθεί τον χρόνο. Το σημείο επαφής για ολόκληρη την ομάδα.
• Εκπρόσωπος τύπου: είναι το πρόσωπο προς τα έξω και μιλά στον τύπο και το κοινό εκ μέρους του οργανισμού.
• Σύμβουλος επικοινωνίας: καθορίζει τη στρατηγική και το βασικό μήνυμα και συμβουλεύει τον επικεφαλής ομάδας και τον εκπρόσωπο.
• Αναλυτής περιβάλλοντος: παρακολουθεί μέσα κοινωνικής δικτύωσης και ειδήσεις, αξιολογεί τι απασχολεί τον κόσμο και εντοπίζει φήμες και ανησυχίες.
• Καταγραφέας: καταγράφει όλες τις αποφάσεις και ενέργειες με χρονική σήμανση, ώστε να είναι σαφές εκ των υστέρων τι συνέβη.

Εντολή: ποιος μπορεί να αποφασίσει τι;

Μια ομάδα λειτουργεί γρήγορα μόνο όταν είναι σαφές ποιος μπορεί να αποφασίσει τι χωρίς να ζητήσει πρώτα έγκριση. Αυτό ονομάζεται εξουσιοδότηση. Καθορίστε ποιες αποφάσεις μπορεί η ομάδα να λαμβάνει αυτόνομα και πότε χρειάζεται κάποιος ανώτερος στον οργανισμό. Κάντε επίσης συμφωνίες για την επικοινωνία: μπορεί ο εκπρόσωπος τύπου να εκδίδει μήνυμα αυτόνομα ή πρέπει πρώτα να περάσει από τον επικεφαλής ομάδας; Σαφείς συμφωνίες αποτρέπουν καθυστερήσεις μηνυμάτων ή ανεξέλεγκτες αποκαλύψεις.

Ρυθμίστε προσβασιμότητα και ετοιμότητα ανταπόκρισης

Μια κρίση δεν λαμβάνει υπόψη τις ώρες γραφείου. Γι' αυτό ρυθμίζετε τη διαθεσιμότητα εκτός ωραρίου μέσω συστήματος ετοιμότητας. Σε ετοιμότητα, υπάρχει πάντα κάποιος διαθέσιμος ανά ρόλο, ακόμα και το Σαββατοκύριακο και τη νύχτα. Φτιάξτε μια ενημερωμένη λίστα επικοινωνίας με αριθμούς τηλεφώνου και μια σαφή συμφωνία για το πώς καλείται η ομάδα. Δοκιμάζετε τακτικά αν όλοι είναι πραγματικά διαθέσιμοι. Μια λίστα που δεν είναι σωστή, δεν αξίζει τίποτα σε κρίση.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Πόσο μεγάλη πρέπει να είναι μια ομάδα κρίσης;

Διατηρήστε την ομάδα τόσο μικρή όσο χρειάζεται και τόσο μεγάλη όσο απαιτείται. Πέντε έως οκτώ άτομα με σαφείς ρόλους λειτουργούν συχνά καλά. Μια υπερβολικά μεγάλη ομάδα καθυστερεί τη λήψη αποφάσεων. Φροντίστε πάντα για αναπληρωτές, ώστε η ομάδα να είναι πλήρης ακόμα και σε απουσία.

Ποια είναι η διαφορά μεταξύ επικεφαλής ομάδας και εκπροσώπου τύπου;

Ο επικεφαλής ομάδας διευθύνει εσωτερικά την ομάδα και λαμβάνει αποφάσεις. Ο εκπρόσωπος είναι το πρόσωπο προς τα έξω και επικοινωνεί εκ μέρους του οργανισμού με Τύπο και κοινό. Διαχωρίζοντας αυτούς τους ρόλους, ο ηγέτης μπορεί να εστιάσει στη διαχείριση και ο εκπρόσωπος στην επικοινωνία.

Πόσο συχνά πρέπει να εξασκείται μια ομάδα κρίσης;

Ασκηθείτε τουλάχιστον μερικές φορές τον χρόνο. Εναλλάσσετε μεγάλες ασκήσεις με σύντομες, απλές εκπαιδεύσεις. Η τακτική εξάσκηση διατηρεί τους ρόλους ξεκάθαρους και εξασφαλίζει ότι τα νέα μέλη της ομάδας ενσωματώνονται γρήγορα.