Constituirea unei echipe de criză

De ce vă constituiți echipa de criză în avans

În timpul unei crize nu există timp să stabiliți cine răspunde de ce. Lipsa de claritate costă minute pe care nu le aveți. O echipă pregătită în avans previne ca oamenii să se aștepte unii pe alții sau să facă muncă dublă. Prin documentarea în avans a rolurilor, mandatelor și disponibilității, echipa dvs. poate începe imediat lucrul. Toată lumea știe ce se așteaptă de la fiecare. Asta aduce liniște și viteză, tocmai în momentul în care contează.

Cele mai importante roluri dintr-o echipă de criză

O echipă de criză constă dintr-un număr de roluri fixe. Denumirile pot varia de la o organizație la alta, dar sarcinile sunt recognoscibile. Desemnați pentru fiecare rol o persoană fixă și un înlocuitor.

• Lider de echipă: monitorizează imaginea de ansamblu, ia decizii și monitorizează timpul. Punctul de contact pentru întreaga echipă.
• Purtător de cuvânt: este fața externă și reprezintă presa și publicul în numele organizației.
• Consilier de comunicare: determină strategia și mesajul central și consiliază liderul de echipă și purtătorul de cuvânt.
• Analist de mediu: urmărește rețelele sociale și știrile, evaluează ce preocupă și semnalează zvonurile și îngrijorările.
• Logger: înregistrează toate deciziile și acțiunile cu marca de timp, astfel încât să fie clar ulterior ce s-a întâmplat.

Mandat: cine poate decide ce?

O echipă funcționează rapid doar atunci când este clar cine ce poate decide fără a cere mai întâi permisiunea. Aceasta se numește mandat. Stabiliți ce decizii poate lua echipa în mod independent și când este necesară o persoană mai sus în organizație. Faceți și înțelegeri privind comunicarea: poate purtătorul de cuvânt să trimită un mesaj în exterior de unul singur, sau trebuie să treacă mai întâi pe la liderul echipei? Înțelegerile clare împiedică mesajele să rămână în așteptare sau să iasă necontrolat.

Organizarea accesibilității și a serviciului de gardă

O criză nu ține cont de orele de birou. De aceea, organizați disponibilitatea în afara programului de lucru printr-un sistem de gardă. La gardă, cineva pe fiecare rol este mereu disponibil, inclusiv în weekend și noaptea. Faceți o listă actualizată de disponibilitate cu numere de telefon și un acord clar privind modul în care echipa este convocată. Testați regulat dacă toată lumea este cu adevărat disponibilă. O listă incorectă nu valorează nimic într-o criză.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Cât de mare trebuie să fie o echipă de criză?

Mențineți echipa cât mai mică posibil și cât mai mare cât este necesar. Cinci până la opt persoane cu roluri clare funcționează adesea bine. O echipă prea mare încetinește procesul decizional. Asigurați-vă întotdeauna că există înlocuitori, astfel încât echipa să fie completă chiar și în caz de absență.

Care este diferența dintre un lider de echipă și un purtător de cuvânt?

Liderul de echipă coordonează intern echipa și ia decizii. Purtătorul de cuvânt este fața externă și comunică în numele organizației cu presa și publicul. Separând aceste roluri, liderul se poate concentra pe coordonare și purtătorul de cuvânt pe comunicare.

Cât de des trebuie să exerseze o echipă de criză?

Exersați cel puțin de câteva ori pe an. Alternați exercițiile mari cu antrenamente scurte și simple. Exercițiile regulate mențin rolurile clare și asigură că noii membri ai echipei se integrează rapid.