Uspostavljanje kriznog tima

Zašto unaprijed organizirati krizni tim

Tijekom krize nema vremena da se tek tada razjasni tko je za što odgovoran. Nejasnoća košta minute koje nemate. Unaprijed uspostavljeni tim sprječava da ljudi čekaju jedni na druge ili rade dupli posao. Unaprijed utvrđivanjem uloga, mandata i dostupnosti, vaš tim može odmah početi raditi. Svaki zna što se od njega ili nje očekuje. To daje mir i brzinu, upravo u trenutku kad je to važno.

Najvažnije uloge u kriznom timu

Krizni tim sastoji se od nekoliko stalnih uloga. Nazivi mogu varirati od organizacije do organizacije, ali zadaci su prepoznatljivi. Za svaku ulogu odredite stalnu osobu i zamjenika.

• Voditelj tima: nadzire pregled, donosi odluke i prati vrijeme. Kontaktna točka za cijeli tim.
• Glasnogovornik: lice je organizacije prema van i obraća se tisku i javnosti u ime organizacije.
• Savjetnik za komunikacije: određuje strategiju i ključnu poruku te savjetuje voditelja tima i glasnogovornika.
• Analitičar okoliša: prati društvene mreže i vijesti, procjenjuje što se osjeća i signalizira glasine i brige.
• Zapisničar: bilježi sve odluke i akcije s vremenskim oznakama, tako da je naknadno jasno što se dogodilo.

Mandat: tko može što odlučiti?

Tim radi brzo samo ako je jasno tko što smije odlučiti bez prethodnog traženja dozvole. To se zove mandat. Zabilježite koje odluke tim može samostalno donijeti i kada je potrebna netko viši u organizaciji. Napravite i dogovore o komunikaciji: može li glasnogovornik sam objaviti poruku prema van, ili to mora prvo proći kroz voditelja tima? Jasni dogovori sprječavaju da poruke zaostaju ili da nekontrolirano izlaze u javnost.

Urediti dostupnost i dežurstvo

Kriza ne vodi računa o radnom vremenu. Stoga organizirajte dostupnost izvan radnog vremena putem sustava dežurstva. Pri dežurstvu uvijek je netko po ulozi dostupan, čak i vikendom i noću. Napravite ažuriran popis dostupnosti s brojevima telefona i jasnim dogovorom kako se tim poziva. Redovito testirajte je li svako zaista dostupno. Popis koji nije točan u krizi je beskoristan.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Koliko velik treba biti krizni tim?

Držite tim što manjim i što većim koliko je potrebno. Pet do osam osoba s jasnim ulogama često dobro funkcionira. Preveliki tim usporava donošenje odluka. Uvijek osigurajte zamjenike kako bi tim bio kompletan čak i u odsutnosti.

Koja je razlika između voditelja tima i glasnogovornika?

Voditelj tima interno vodi tim i donosi odluke. Glasnogovornik je lice prema vanjskom svijetu i komunicira u ime organizacije s medijima i javnošću. Razdvajanjem ovih uloga voditelj se može usredotočiti na upravljanje, a glasnogovornik na komunikaciju.

Koliko često krizni tim treba vježbati?

Vježbajte barem nekoliko puta godišnje. Izmjenjujte velike vježbe s kratkim, jednostavnim treninzima. Redovito vježbanje održava uloge oštrim i osigurava da se novi članovi tima brzo uklope.