Oprette et kriseteam

Hvorfor du forbereder dit kriseteam på forhånd

Under en krise er der ingen tid til at finde ud af, hvem der har ansvaret for hvad. Uklarhed koster minutter, som du ikke har. Et på forhånd sammensat team forhindrer, at folk venter på hinanden eller udfører dobbeltarbejde. Ved at fastlægge roller, mandat og tilgængelighed på forhånd kan dit team straks gå i gang. Alle ved, hvad der forventes af dem. Det skaber ro og hastighed, netop i det øjeblik det tæller.

De vigtigste roller i et kriseteam

Et kriseteam består af et antal faste roller. Navnene kan variere fra organisation til organisation, men opgaverne er genkendelige. Udpeg for hver rolle en fast person og en stedfortræder.

• Teamleder: bevarer overblikket, træffer beslutninger og holder styr på tiden. Kontaktpunktet for hele teamet.
• Talsmand: er ansigtet udadtil og håndterer presse og offentlighed på vegne af organisationen.
• Kommunikationsrådgiver: fastlægger strategien og nøglebudskabet og rådgiver teamlederen og talsmanden.
• Omgivelsesanalytiker: følger sociale medier og nyheder, afstemmer stemningen og identificerer rygter og bekymringer.
• Logger: registrerer alle beslutninger og handlinger med tidspunkt, så det efterfølgende er klart, hvad der er sket.

Mandat: hvem må beslutte hvad?

Et team arbejder kun hurtigt, hvis det er klart, hvem der må beslutte hvad uden først at bede om tilladelse. Det kaldes mandat. Fastlæg hvilke beslutninger teamet selvstændigt må træffe, og hvornår nogen højere i organisationen er nødvendig. Lav også aftaler om kommunikation: må talsmanden selv udsende en besked, eller skal den først forbi teamlederen? Klare aftaler forhindrer, at beskeder bli'r liggende eller ukontrolleret slipper ud.

Tilgængelighed og vagttjeneste

En krise tager ikke hensyn til kontortider. Derfor arrangerer du tilgængelighed uden for arbejdstid via en vagtordning. Med vagt er der altid én person per rolle, der kan tilkaldes, også i weekenden og om natten. Lav en aktuel kontaktliste med telefonnumre og en klar aftale om, hvordan teamet indkaldes. Test jævnligt, om alle faktisk er tilgængelige. En liste, der ikke stemmer, er værdiløs i en krise.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Hvor stort skal et kriseteam være?

Hold teamet så lille som muligt og så stort som nødvendigt. Fem til otte personer med klare roller fungerer ofte godt. Et for stort team forsinker beslutningstagningen. Sørg dog altid for stedfortrædere, så teamet er komplet selv ved fravær.

Hvad er forskellen mellem en holdleder og en talsmand?

Teamlederen leder teamet internt og træffer beslutninger. Talsmanden er ansigtet udadtil og kommunikerer på organisationens vegne med presse og offentlighed. Ved at adskille disse roller kan lederen fokusere på ledelse og talsmanden på kommunikation.

Hvor ofte skal et kriseteam øve?

Øv mindst et par gange om året. Skift store øvelser med kortere, enkle træninger. Regelmæssig øvelse holder rollerne skarpe og sikrer, at nye teammedlemmer hurtigt er med.