تشكيل فريق إدارة الأزمات

لماذا تُعدّ فريق الأزمة مسبقاً

في أوقات الأزمات لا وقت للتساؤل عن صلاحيات كل شخص. الغموض يكلّف دقائق ليست في حوزتك. فريق مُشكَّل مسبقاً يمنع الناس من انتظار بعضهم أو تكرار العمل. بتحديد الأدوار والصلاحيات وإمكانية الوصول مسبقاً، يمكن لفريقك البدء فوراً. يعرف الجميع ما هو متوقع منهم. هذا يمنح الهدوء والسرعة، تحديداً في اللحظات الحاسمة.

أهم الأدوار في فريق الأزمات

يتألف فريق الأزمات من عدد من الأدوار الثابتة. قد تختلف المسميات من مؤسسة إلى أخرى لكن المهام معروفة. عيّن لكل دور شخصاً ثابتاً وبديلاً له.

• قائد الفريق: يحافظ على نظرة شاملة، ويتخذ القرارات، ويراقب الوقت. نقطة الاتصال لكامل الفريق.
• المتحدث الرسمي: هو الوجه الخارجي ويتحدث مع الصحافة والجمهور نيابة عن المنظمة.
• مستشار الاتصالات: يحدد الاستراتيجية والرسالة الأساسية ويقدم المشورة لقائد الفريق والمتحدث الرسمي.
• محلل البيئة: يتابع وسائل التواصل الاجتماعي والأخبار، ويرصد ما يدور، ويُنبّه إلى الشائعات والمخاوف.
• المسجّل: يوثّق جميع القرارات والإجراءات مع الطابع الزمني حتى يكون واضحاً بعد ذلك ما الذي حدث.

التفويض: من يملك صلاحية اتخاذ أي قرار؟

يعمل الفريق بسرعة فقط عندما يكون واضحًا من يملك صلاحية اتخاذ قرار دون الحاجة إلى إذن مسبق. يُسمى ذلك التفويض. حدّد القرارات التي يمكن للفريق اتخاذها باستقلالية ومتى يُحتاج إلى شخص أعلى في المنظمة. أبرموا أيضًا اتفاقيات بشأن التواصل: هل يمكن للمتحدث الرسمي إصدار بيان خارجي مستقلًا، أم يجب المرور أولًا عبر قائد الفريق؟ الاتفاقيات الواضحة تمنع الرسائل من التأخر أو الخروج بشكل غير منضبط.

تنظيم إمكانية التواصل ونظام التناوب

لا تعبأ الأزمة بساعات العمل. لذلك تنظم إمكانية الاتصال خارج أوقات العمل عبر نظام المناوبة. في المناوبة، يكون هناك دائماً شخص يمكن استدعاؤه لكل دور، حتى في عطل نهاية الأسبوع وفي الليل. أعدّ قائمة اتصالات محدّثة بأرقام الهواتف واتفاقية واضحة لكيفية استدعاء الفريق. اختبر بانتظام ما إذا كان الجميع فعلاً في متناول اليد. قائمة غير صحيحة عديمة الجدوى في الأزمة.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

ما الحجم المثالي لفريق الأزمات؟

أبقِ الفريق صغيرًا قدر المستطاع وكبيرًا بالقدر الضروري. خمسة إلى ثمانية أشخاص بأدوار واضحة يعمل بشكل جيد في الغالب. الفريق الكبير جدًا يُبطئ صنع القرار. احرص دائمًا على وجود بدلاء حتى يبقى الفريق مكتملًا حتى في حالات الغياب.

ما الفرق بين قائد الفريق والمتحدث الرسمي؟

يدير قائد الفريق الفريق داخليًا ويتخذ القرارات. المتحدث الرسمي هو الوجه الخارجي ويتواصل باسم المؤسسة مع الصحافة والجمهور. بفصل هذين الدورين يستطيع القائد التركيز على القيادة والمتحدث الرسمي على التواصل.

كم مرة يجب أن يتدرب فريق الأزمات؟

تدرّب عدة مرات على الأقل في السنة. نوّع بين التمارين الكبيرة والتدريبات القصيرة البسيطة. يُبقي التدريب المنتظم الأدوار واضحة ويضمن اندماج الأعضاء الجدد بسرعة.