Krizių komandos sudarymas

Kodėl iš anksto suformuojate savo krizių komandą

Krizės metu nėra laiko aiškintis, kas už ką atsakingas. Neaiškumas kainuoja minutes, kurių neturite. Iš anksto sukurta komanda neleidžia žmonėms laukti vienas kito ar daryti tą patį darbą du kartus. Iš anksto nustatydami vaidmenis, įgaliojimus ir pasiekiamumą, jūsų komanda gali iš karto pradėti dirbti. Kiekvienas žino, ko iš jo tikimasi. Tai suteikia ramybę ir greitį, ypač tada, kai tai svarbiausia.

Svarbiausi krizių komandos vaidmenys

Krizių komandą sudaro keli fiksuoti vaidmenys. Pavadinimai gali skirtis priklausomai nuo organizacijos, tačiau užduotys yra atpažįstamos. Kiekvienam vaidmeniui paskirkite fiksuotą asmenį ir pakaitinį.

• Komandos vadovas: prižiūri apžvalgą, priima sprendimus ir stebi laiką. Viso komandos kontaktinis asmuo.
• Atstovas spaudai: yra organizacijos veidas išorėje ir kalba su spauda bei visuomene organizacijos vardu.
• Komunikacijos patarėjas: nustato strategiją ir pagrindinę žinutę ir pataria komandos vadovui ir atstovui spaudai.
• Aplinkos analitikas: seka socialinius tinklus ir naujienas, vertina, kas jaudina žmones, ir signalizuoja apie gandus bei susirūpinimą.
• Registratorius: užregistruoja visus sprendimus ir veiksmus su laiku, kad vėliau būtų aišku, kas įvyko.

Mandatas: kas ką gali nuspręsti?

Komanda veikia greitai tik tada, kai aišku, kas ką gali nuspręsti nepirmiausia prašant leidimo. Tai vadinamas įgaliojimas. Užfiksuokite, kokius sprendimus komanda gali priimti savarankiškai ir kada reikia aukštesnio lygio organizacijos. Taip pat susitarkite dėl komunikacijos: ar atstovas spaudai pats gali siųsti pranešimą išorėje, ar pirmiausia turi tai suderinti su komandos vadovu? Aiškūs susitarimai užkerta kelią pranešimų vilkinimui ar nekontroliuotam jų sklaidai.

Pasiekiamumas ir budėjimo tvarka

Krizė nesiskaito su darbo valandomis. Todėl pasirūpinkite pasiekiamumu ne darbo metu per budėjimo sistemą. Budint visada yra pasiekiamas asmuo kiekvienam vaidmeniui, net savaitgaliais ir naktimis. Sudarykite atnaujintą kontaktų sąrašą su telefono numeriais ir aiškiu susitarimu, kaip komanda šaukiama. Reguliariai tikrinkite, ar visi iš tikrųjų pasiekiami. Neaktualus sąrašas krizės metu yra beverčiai.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Koks turi būti krizės komandos dydis?

Laikykite komandą kuo mažesnę, kiek reikia, ir kuo didesnę, kiek būtina. Penki iki aštuonių žmonių su aiškiais vaidmenimis dažnai veikia gerai. Per didelė komanda lėtina sprendimų priėmimą. Tačiau visada pasirūpinkite pakaitalais, kad komanda būtų pilna net esant nariams nesantiems.

Koks skirtumas tarp komandos vadovo ir atstovo spaudai?

Komandos vadovas vadovauja komandai viduje ir priima sprendimus. Atstovas spaudai yra veidas į išorę ir komunikuoja organizacijos vardu su žiniasklaida ir visuomene. Atskiriant šiuos vaidmenis, vadovas gali sutelkti dėmesį į vadovavimą, o atstovas spaudai – į komunikaciją.

Kaip dažnai krizės komanda turi praktikuotis?

Pratinkitės bent kelis kartus per metus. Pakaitomis rengite didelius pratimus ir trumpus, paprastus mokymus. Reguliarus pratinimasis išlaiko roles aštrias ir užtikrina, kad nauji komandos nariai greitai integruojasi.