Bir kriz ekibi kurmak

Kriz ekibini önceden neden oluşturursunuz

Kriz sırasında kimin neyden sorumlu olduğunu o an çözmeye zaman yoktur. Belirsizlik, sahip olmadığınız dakikaları tüketir. Önceden oluşturulmuş bir ekip, insanların birbirini beklemesini veya mükerrer iş yapmasını önler. Rolleri, yetki alanlarını ve erişilebilirliği önceden belirleyerek ekibiniz hemen harekete geçebilir. Herkes kendisinden ne beklendiğini bilir. Bu, tam da en kritik anda huzur ve hız sağlar.

Kriz ekibindeki en önemli roller

Bir kriz ekibi belirli sabit rollerden oluşur. İsimler kuruluştan kuruluşa farklılık gösterebilir, ancak görevler tanıdık gelir. Her rol için sabit bir kişi ve bir yedek atayın.

• Ekip lideri: genel görünümü korur, kararlar alır ve zamanı yönetir. Tüm ekibin temas noktasıdır.
• Sözcü: dışarıya karşı yüz olan ve kuruluş adına basın ile kamuoyuyla iletişim kuran kişi.
• İletişim danışmanı: stratejiyi ve temel mesajı belirler, ekip liderine ve sözcüye danışmanlık yapar.
• Çevre analisti: sosyal medyayı ve haberleri takip eder, yaşananları ölçer, söylentileri ve endişeleri tespit eder.
• Kayıt tutucusu: tüm kararları ve eylemleri zaman damgasıyla kaydeder, böylece sonradan ne olduğu açıkça anlaşılır.

Yetki: kim ne karar verebilir?

Bir ekip, yalnızca önce izin istemeden kimin ne karar verebileceği açık olduğunda hızlı çalışır. Buna yetki denir. Ekibin hangi kararları bağımsız alabileceğini ve ne zaman organizasyonun üst kademelerinin devreye girmesi gerektiğini kayıt altına alın. İletişim konusunda da anlaşmalar yapın: sözcü, bir mesajı dışarıya kendi başına gönderebilir mi yoksa önce ekip liderinden geçmesi mi gerekir? Net anlaşmalar, mesajların askıda kalmasını veya kontrolsüz biçimde dışarıya sızmasını önler.

Ulaşılabilirlik ve nöbet düzenlemesi

Bir kriz mesai saatlerini gözetmez. Bu nedenle mesai saatleri dışında erişilebilirliği nöbet sistemi aracılığıyla düzenlersiniz. Nöbet sisteminde her rol için hafta sonları ve geceleri de aranabilir biri her zaman mevcuttur. Telefon numaralarını ve ekibin nasıl çağrılacağına dair net bir düzeni içeren güncel bir ulaşılabilirlik listesi hazırlayın. Herkesin gerçekten ulaşılabilir olup olmadığını düzenli olarak test edin. Hatalı bir liste kriz anında işe yaramaz.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Bir kriz ekibi ne kadar büyük olmalıdır?

Ekibi mümkün olduğunca küçük, gerektiği kadar büyük tutun. Beş ila sekiz kişilik net rollere sahip bir ekip genellikle iyi çalışır. Çok büyük bir ekip karar almayı yavaşlatır. Ancak her zaman yedekler bulundurun, böylece ekip yokluklarda da tam kalır.

Ekip lideri ile sözcü arasındaki fark nedir?

Ekip lideri ekibi dahili olarak yönetir ve kararlar alır. Sözcü dışa açılan yüzdür ve organizasyon adına basın ve kamuoyla iletişim kurar. Bu rolleri birbirinden ayırarak lider yönetim üzerine, sözcü ise iletişim üzerine yoğunlaşabilir.

Bir kriz ekibi ne sıklıkla tatbikat yapmalıdır?

Yılda en az birkaç kez tatbikat yapın. Büyük tatbikatları kısa ve basit eğitimlerle dönüşümlü olarak uygulayın. Düzenli tatbikat rolleri keskin tutar ve yeni ekip üyelerinin hızla entegre olmasını sağlar.