Tworzenie zespołu kryzysowego

Dlaczego wcześniej organizujesz swój zespół kryzysowy

Podczas kryzysu nie ma czasu na ustalanie, kto jest za co odpowiedzialny. Brak jasności kosztuje minuty, których nie masz. Wcześniej zorganizowany zespół zapobiega wzajemnemu oczekiwaniu i dublowaniu pracy. Przez wcześniejsze ustalenie ról, uprawnień i dostępności Twój zespół może natychmiast działać. Każdy wie, czego się od niego oczekuje. To daje spokój i szybkość właśnie wtedy, gdy to ma znaczenie.

Najważniejsze role w zespole kryzysowym

Zespół kryzysowy składa się z kilku stałych ról. Nazwy mogą się różnić w zależności od organizacji, ale zadania są rozpoznawalne. Wyznacz stałą osobę i zastępcę dla każdej roli.

• Kierownik zespołu: pilnuje ogólnego obrazu, podejmuje decyzje i kontroluje czas. Punkt kontaktowy dla całego zespołu.
• Rzecznik prasowy: jest twarzą na zewnątrz i reprezentuje organizację wobec prasy i opinii publicznej.
• Doradca ds. komunikacji: określa strategię i przekaz kluczowy oraz doradza kierownikowi zespołu i rzecznikowi.
• Analityk środowiskowy: śledzi media społecznościowe i wiadomości, wyczuwa nastroje i sygnalizuje plotki i obawy.
• Protokolant: rejestruje wszystkie decyzje i działania z podaniem czasu, aby po fakcie było jasne, co się wydarzyło.

Mandat: kto może co decydować?

Zespół działa szybko tylko wtedy, gdy jest jasne, kto może co decydować bez wcześniejszego uzyskiwania zgody. To się nazywa mandat. Określ, jakie decyzje zespół może podejmować samodzielnie i kiedy potrzebna jest wyższa szczebel w organizacji. Ustal również zasady komunikacji: czy rzecznik prasowy może samodzielnie wysłać komunikat na zewnątrz, czy musi to najpierw przejść przez lidera zespołu? Jasne ustalenia zapobiegają zaleganiu komunikatów lub niekontrolowanemu wypływaniu na zewnątrz.

Organizowanie dostępności i dyżurów

Kryzys nie respektuje godzin pracy biura. Dlatego zapewniasz dostępność poza godzinami pracy poprzez system dyżurów. Przy dyżurze zawsze ktoś jest dostępny na wezwanie dla każdej roli, również w weekendy i noce. Przygotuj aktualną listę kontaktów z numerami telefonów i jasną zasadą, jak zespół jest wzywany. Regularnie sprawdzaj, czy wszyscy są rzeczywiście dostępni. Lista, która jest nieaktualna, jest bezużyteczna w czasie kryzysu.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Jak duży powinien być zespół kryzysowy?

Utrzymuj zespół tak mały, jak to możliwe, i tak duży, jak to konieczne. Pięć do ośmiu osób z wyraźnymi rolami często działa dobrze. Zbyt duży zespół spowalnia podejmowanie decyzji. Zawsze zapewniaj zastępców, aby zespół był kompletny nawet podczas nieobecności.

Jaka jest różnica między kierownikiem zespołu a rzecznikiem prasowym?

Kierownik zespołu zarządza zespołem wewnętrznie i podejmuje decyzje. Rzecznik jest twarzą na zewnątrz i komunikuje się w imieniu organizacji z prasą i opinią publiczną. Dzięki rozdzieleniu tych ról kierownik może skupić się na zarządzaniu, a rzecznik na komunikacji.

Jak często powinien ćwiczyć zespół kryzysowy?

Ćwicz przynajmniej kilka razy w roku. Przeplataj duże ćwiczenia krótszymi, prostymi szkoleniami. Regularne ćwiczenia utrzymują wyraźne role i zapewniają szybkie wdrożenie nowych członków zespołu.