Ein Krisenteam einrichten

Warum Sie Ihr Krisenteam im Voraus zusammenstellen sollten

In einer Krisensituation bleibt keine Zeit, erst herauszufinden, wer für was zuständig ist. Unklarheiten kosten Minuten, die Sie nicht haben. Ein im Voraus zusammengestelltes Team verhindert, dass Mitarbeiter aufeinander warten oder Doppelarbeit leisten. Indem Sie Rollen, Befugnisse und Erreichbarkeit im Voraus festlegen, kann Ihr Team sofort loslegen. Jeder weiß, was von ihm oder ihr erwartet wird. Das sorgt für Ruhe und Schnelligkeit – gerade dann, wenn es darauf ankommt.

Die wichtigsten Rollen in einem Krisenteam

Ein Krisenteam besteht aus einer Reihe festgelegter Rollen. Die Bezeichnungen können je nach Organisation variieren, die Aufgaben sind jedoch klar erkennbar. Bestimmen Sie für jede Rolle eine feste Person und einen Stellvertreter.

• Teamleiter: Behält den Überblick, trifft Entscheidungen und achtet auf die Zeit. Er ist der Ansprechpartner für das gesamte Team.
• Sprecher: Er ist das Gesicht der Organisation nach außen und tritt im Namen der Organisation gegenüber der Presse und der Öffentlichkeit auf.
• Kommunikationsberater: Legt die Strategie und die Kernbotschaft fest und berät den Teamleiter und den Sprecher.
• Umfeldanalyst: Verfolgt soziale Medien und Nachrichten, erfasst die aktuelle Stimmung und deckt Gerüchte und Bedenken auf.
• Protokollierer: Erfasst alle Entscheidungen und Maßnahmen mit dem jeweiligen Zeitpunkt, sodass im Nachhinein klar ersichtlich ist, was geschehen ist.

Befugnisse: Wer darf welche Entscheidungen treffen?

Ein Team arbeitet nur dann schnell, wenn klar ist, wer welche Entscheidungen treffen darf, ohne vorher um Erlaubnis fragen zu müssen. Das nennt man Mandat. Legen Sie fest, welche Entscheidungen das Team eigenständig treffen darf und wann eine höhere Instanz in der Organisation hinzugezogen werden muss. Treffen Sie auch Vereinbarungen zur Kommunikation: Darf der Sprecher eine Mitteilung selbst nach außen geben, oder muss diese zuerst vom Teamleiter genehmigt werden? Klare Vereinbarungen verhindern, dass Mitteilungen liegen bleiben oder umgekehrt unkontrolliert nach außen gelangen.

Erreichbarkeit und Bereitschaftsdienst regeln

Eine Krise hält sich nicht an Bürozeiten. Deshalb stellen Sie die Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeiten über einen Bereitschaftsdienst sicher. Im Rahmen des Bereitschaftsdienstes ist für jede Funktion immer jemand auf Abruf bereit, auch am Wochenende und nachts. Erstellen Sie eine aktuelle Erreichbarkeitsliste mit Telefonnummern und einer klaren Vereinbarung darüber, wie das Team alarmiert wird. Testen Sie regelmäßig, ob tatsächlich jeder erreichbar ist. Eine Liste, die nicht stimmt, ist in einer Krise wertlos.

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Veelgestelde vragen

Wie groß sollte ein Krisenteam sein?

Halten Sie das Team so klein wie möglich und so groß wie nötig. Fünf bis acht Personen mit klar definierten Rollen funktionieren oft gut. Ein zu großes Team verlangsamt die Entscheidungsfindung. Sorgen Sie jedoch immer für Ersatzkräfte, damit das Team auch bei Abwesenheiten vollständig ist.

Was ist der Unterschied zwischen einem Teamleiter und einem Sprecher?

Der Teamleiter leitet das Team intern und trifft Entscheidungen. Der Sprecher ist das Gesicht nach außen und kommuniziert im Namen der Organisation mit der Presse und der Öffentlichkeit. Durch die Trennung dieser Rollen kann sich der Leiter auf die Leitung konzentrieren und der Sprecher auf die Kommunikation.

Wie oft sollte ein Krisenteam üben?

Übe mindestens ein paar Mal im Jahr. Wechsle zwischen umfangreichen Übungen und kurzen, einfachen Trainingseinheiten ab. Regelmäßiges Üben hält die Rollen auf dem neuesten Stand und sorgt dafür, dass neue Teammitglieder schnell mitkommen.