Erstellung eines Krisenkommunikationsplans
Ein Krisenkommunikationsplan legt im Voraus fest, wer im Krisenfall welche Informationen weitergibt. So verlieren Sie im Falle eines Vorfalls keine wertvolle Zeit. In diesem Leitfaden erfahren Sie in sechs Schritten, wie Sie einen solchen Plan erstellen.
Warum ein Krisenkommunikationsplan?
In einer Krisensituation bleibt keine Zeit, darüber nachzudenken, wer der Sprecher ist oder welche Kanäle Sie nutzen. Das muss im Voraus festgelegt sein. Ein Krisenkommunikationsplan sorgt für diese Struktur. Mit einem Plan reagieren Sie schneller, konsequenter und mit weniger Stress. Er verhindert, dass wichtige Schritte in dem Moment vergessen werden, in dem der Druck am größten ist.
Was steht in einem Krisenkommunikationsplan?
Ein guter Plan ist kompakt und praktisch, damit er auch unter Druck umsetzbar ist. Diese Elemente sollten mindestens darin enthalten sein.
- Die Ziele Ihrer Krisenkommunikation.
- Die Aufgabenbereiche und das Krisenteam mit Namen und Kontaktdaten.
- Die Zielgruppen und die Kanäle, über die Sie diese erreichen.
- Kernbotschaften und Szenarien, mit denen Sie häufig rechnen müssen.
- Leitfäden mit konkreten Schritten für jede Situation.
- Vereinbarungen zum Üben, Bewerten und Aktualisieren.
Halte den Plan am Leben
Ein Krisenkommunikationsplan ist kein Dokument, das man einmal erstellt und dann in einem Ordner ablegt. Die Zuständigkeiten der Beteiligten ändern sich, die Kommunikationskanäle ändern sich und die Risiken verschieben sich. Aktualisieren Sie den Plan daher mindestens einmal im Jahr sowie nach jeder Übung oder einer tatsächlichen Krise. Ein veralteter Plan vermittelt eine trügerische Sicherheit und kann im entscheidenden Moment versagen.
Stappenplan
Legen Sie Ihre Ziele fest
Legen Sie fest, was Sie mit der Krisenkommunikation erreichen möchten: Menschen informieren, zum Handeln bewegen und Vertrauen bewahren. Diese Ziele bestimmen alle weiteren Entscheidungen.
Verteilen Sie die Aufgaben und stellen Sie das Krisenteam zusammen
Wer trifft Entscheidungen, wer ist Sprecher, wer verfasst Pressemitteilungen und wer beobachtet die Medien? Notieren Sie Namen, Stellvertreter und Erreichbarkeit.
Zielgruppen und Kanäle erfassen
Mit wem müssen Sie kommunizieren: Betroffene, Anwohner, Mitarbeiter, Presse? Wählen Sie für jede Zielgruppe die Kanäle aus, über die Sie sie wirklich erreichen.
Erstellen Sie Kernbotschaften und Szenarien
Überlegen Sie sich, welche Krisen auf Sie zukommen könnten, und formulieren Sie für jedes Szenario eine Kernbotschaft. So müssen Sie im Falle eines Vorfalls nicht bei Null anfangen.
Drehbücher schreiben
Legen Sie für jedes Szenario fest, welche Schritte Sie unternehmen, in welcher Reihenfolge und wer welche Aufgabe übernimmt. Halten Sie die Anweisungen kurz und praxisnah, damit sie auch unter Druck umsetzbar sind.
Üben und bewerten
Testen Sie den Plan anhand einer Übung, finden Sie heraus, was funktioniert und was nicht, und passen Sie den Plan entsprechend an. Wiederholen Sie dies regelmäßig, damit der Plan auf dem neuesten Stand bleibt.
Veelgestelde vragen
Wie lang sollte ein Krisenkommunikationsplan sein?
So kurz wie möglich und so lang wie nötig. Ein Plan, der unter Druck einsetzbar sein muss, sollte lieber prägnant und praktisch als umfangreich und vollständig sein. Arbeiten Sie mit übersichtlichen Drehbüchern.
Wie oft muss ich den Plan aktualisieren?
Mindestens einmal im Jahr und immer nach einer Übung oder einer tatsächlichen Krisensituation. Passen Sie den Plan auch an, wenn sich Rollen, Personen oder Kanäle ändern. So bleibt der Plan zuverlässig.
Brauchen auch kleine Organisationen einen Krisenkommunikationsplan?
Ja. Auch ein kleines Team kann mit einer Krise konfrontiert werden. Schon ein einfacher Plan mit Rollen, Zielgruppen und ein paar Kernbotschaften hilft enorm.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
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