Изготвяне на план за кризисна комуникация
Планът за кризисна комуникация определя предварително кой какво комуникира при криза. Така не губите ценно време по време на инцидент. В това ръководство ще прочетете как да съставите такъв план в шест стъпки.
Защо план за кризисна комуникация?
По време на криза няма време да мислите кой е говорителят или кои канали да използвате. Това трябва да е определено предварително. Планът за кризисна комуникация дава тази структура. С план реагирате по-бързо, по-последователно и с по-малко стрес. Предотвратява пропускането на важни стъпки в момента, когато натискът е най-голям.
Какво съдържа планът за кризисна комуникация?
Добрият план е компактен и практичен, за да бъде използваем и под натиск. Тези компоненти трябва да бъдат включени като минимум.
- Целите на вашата кризисна комуникация.
- Ролите и кризисният екип, с имена и данни за контакт.
- Целевите групи и каналите, чрез които ги достигате.
- Ключови послания и сценарии, с които може да се сблъскате често.
- Наръчници с конкретни стъпки за всяка ситуация.
- Договорки за учения, оценки и актуализации.
Поддържайте плана жив
Планът за кризисна комуникация не е документ, който правите веднъж и след това слагате в чекмеджето. Хората сменят ролите си, каналите се променят и рисковете се изместват. Затова актуализирайте плана поне веднъж годишно и след всяко учение или реална криза. Остарял план дава привидна сигурност и може да се провали в неподходящия момент.
Stappenplan
Определете целите си
Определете какво искате да постигнете с кризисната комуникация: да информирате хората, да ги накарате да действат и да запазите доверието. Тези цели ръководят всички последващи решения.
Разпределете ролите и сформирайте кризисния екип
Кой взима решения, кой е говорител, кой пише съобщения и кой наблюдава медиите? Запишете имена, заместници и начини за връзка.
Определете целевите групи и каналите
С кого трябва да комуникирате: засегнати, жители, служители, преса? Изберете за всяка целева група каналите, които действително ги достигат.
Създавайте основни послания и сценарии
Помислете какви кризи може да очаквате и предварително напишете ключово послание за всеки сценарий. По този начин по време на инцидент не трябва да започвате от нулата.
Напишете наръчници
Разработете за всеки сценарий кои стъпки предприемате, в каква последователност и кой какво прави. Дръжте ги кратки и практични, за да бъдат използваеми под натиск.
Упражнявайте и оценявайте
Тествайте плана с учение, вижте какво работи и какво не, и актуализирайте плана. Повтаряйте това редовно, за да остане планът актуален.
Veelgestelde vragen
Колко дълъг трябва да бъде планът за кризисна комуникация?
Колкото по-кратък е възможно и толкова дълъг, колкото е необходимо. План, който трябва да е приложим под натиск, е за предпочитане кратък и практичен, отколкото обемист и изчерпателен. Работете с прегледни наръчници.
Колко често трябва да актуализирам плана?
Поне веднъж годишно и винаги след учение или реална криза. Актуализирайте го и когато ролите, хората или каналите се променят. Така планът остава надежден.
Нуждаят ли се малките организации от план за кризисна комуникация?
Да. Дори малък екип може да се изправи пред криза. Прост план с роли, целеви аудитории и няколко ключови послания вече помага много.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
CrisisRadar helpt u dit in de praktijk te brengen — van voorbereiding tot de eerste minuut.
Meer gidsen
Wat is crisiscommunicatie?
De basis: wat crisiscommunicatie is, waarom het telt en hoe u begint.
Hoe stel je een crisisbericht op?
Een helder crisisbericht in zes stappen, met een handig voorbeeld.
Crisiscommunicatieplan opstellen
Wat hoort er in een crisiscommunicatieplan en hoe maakt u er een?