Kriisikommunikatsiooniplaani koostamine
Kriisikommunikatsiooniplaan määrab eelnevalt kindlaks, kes mida suhtleb kriisi korral. Nii ei kaota te intsidendi ajal väärtuslikku aega. Selles juhendis saate lugeda, kuidas koostada selline plaan kuue sammuga.
Miks on kriisikommunikatsiooniplan vajalik?
Kriisi ajal pole aega mõelda sellele, kes on pressiesindaja või milliseid kanaleid kasutate. See peab olema eelnevalt määratud. Kriisikommunikatsiooniplaan annab selle struktuuri. Plaaniga reageerite kiiremini, järjekindlamalt ja vähem stressiga. See hoiab ära, et olulised sammud unustataks siis, kui surve on kõige suurem.
Mis sisaldub kriisikommunikatsioonikavas?
Hea plaan on kompaktne ja praktiline, et see oleks ka surve all kasutatav. Need komponendid peavad vähemalt seal olema.
- Teie kriisikommunikatsiooni eesmärgid.
- Rollid ja kriisimeeskond koos nimede ja kontaktandmetega.
- Sihtrühmad ja kanalid, millega neid jõuate.
- Põhisõnumid ja stsenaariumid, millega sageli kokku puutute.
- Käsiraamatud konkreetsete sammudega iga olukorra jaoks.
- Kokkulepped harjutamise, hindamise ja uuendamise kohta.
Hoidke plaan elus
Kriisikommunikatsiooni plaan ei ole dokument, mille teete üks kord ja panete sahtlisse. Inimesed vahetavad rolle, kanalid muutuvad ja riskid nihkuvad. Seetõttu uuendage plaani vähemalt kord aastas ja pärast iga harjutust või tegelikku kriisi. Aegunud plaan annab näilise kindluse ja võib ebaõigel ajal läbi kukkuda.
Stappenplan
Määrake oma eesmärgid
Määrake kindlaks, mida soovite kriisikommunikatsiooniga saavutada: inimeste teavitamine, tegutsema suunamine ja usalduse säilitamine. Need eesmärgid juhivad kõiki järgnevaid valikuid.
Jagage rollid ja moodustage kriisimeeskond
Kes teeb otsuseid, kes on pressiesindaja, kes kirjutab sõnumeid ja kes jälgib meediat? Märkige üles nimed, asendajad ja kättesaadavus.
Kaardistage sihtrühmad ja kanalid
Kellega peate suhtlema: kannatanud, elanikud, töötajad, ajakirjandus? Valige iga sihtrühma jaoks kanalid, mis neid tegelikult jõuavad.
Koosta põhisõnumid ja stsenaariumid
Mõelge, milliseid kriise võite ette näha, ja kirjutage iga stsenaariumi jaoks põhisõnum. Nii ei pea te intsidendi ajal nullist alustama.
Kirjutage käsiraamatuid
Töötage iga stsenaariumi jaoks välja sammud, nende järjekord ja kes mida teeb. Hoidke need lühikesed ja praktilised, et need oleksid surve all kasutatavad.
Harjutage ja hinnake
Testige plaani harjutusega, vaadake, mis töötab ja mis mitte, ning uuendage plaani. Korrake seda regulaarselt, et plaan püsiks ajakohane.
Veelgestelde vragen
Kui pikk peab kriisikommunikatsiooniplaan olema?
Nii lühike kui võimalik ja nii pikk kui vajalik. Plaan, mis peab surve all kasutatav olema, on pigem kokkuvõtlik ja praktiline kui mahukas ja täielik. Töötage selgete käsiraamatutega.
Kui tihti pean plaani uuendama?
Vähemalt kord aastas ja alati pärast harjutust või tegelikku kriisi. Uuendage seda ka siis, kui rollid, inimesed või kanalid muutuvad. Nii jääb plaan usaldusväärne.
Kas väikeorganisatsioonid vajavad samuti kriisikommunikatsiooniplaani?
Jah. Ka väike meeskond võib kriisiga kokku puutuda. Lihtne plaan rollide, sihtrühmade ja mõne põhisõnumiga aitab juba tohutult.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
CrisisRadar helpt u dit in de praktijk te brengen — van voorbereiding tot de eerste minuut.
Meer gidsen
Wat is crisiscommunicatie?
De basis: wat crisiscommunicatie is, waarom het telt en hoe u begint.
Hoe stel je een crisisbericht op?
Een helder crisisbericht in zes stappen, met een handig voorbeeld.
Crisiscommunicatieplan opstellen
Wat hoort er in een crisiscommunicatieplan en hoe maakt u er een?