Upprätta en kriskommunikationsplan
En kriskommunikationsplan fastslår i förväg vem som kommunicerar vad när en kris uppstår. Så förlorar du inte värdefull tid under ett incident. I den här guiden läser du i sex steg hur du upprättar en sådan plan.
Varför en kriskommunikationsplan?
Under en kris finns det ingen tid att tänka på vem som är talesperson eller vilka kanaler du använder. Det måste vara fastställt i förväg. En kriskommunikationsplan ger den strukturen. Med en plan reagerar du snabbare, mer konsekvent och med mindre stress. Det förhindrar att viktiga steg glöms bort i det ögonblick trycket är som högst.
Vad ingår i en kriskommunikationsplan?
En bra plan är kompakt och praktisk, så att den fungerar även under press. Dessa delar ska minst ingå.
- Målen för din kriskommunikation.
- Rollerna och kristeamet, med namn och kontaktuppgifter.
- Målgrupperna och kanalerna med vilka du når dem.
- Kärnbudskap och scenarier som du ofta kan förvänta dig.
- Handböcker med konkreta steg per situation.
- Överenskommelser om övning, utvärdering och uppdatering.
Håll planen levande
En kriskommunikationsplan är inte ett dokument man skapar en gång och sedan lägger i en låda. Människor byter roller, kanaler förändras och risker förskjuts. Uppdatera planen därför minst en gång om året och efter varje övning eller riktig kris. En föråldrad plan ger falsk trygghet och kan fallera i fel ögonblick.
Stappenplan
Fastställ dina mål
Fastställ vad du vill uppnå med kriskommunikationen: informera folk, få dem att agera och bevara förtroendet. Dessa mål styr alla efterföljande beslut.
Fördela roller och sätt samman krislaget
Vem fattar beslut, vem är talesperson, vem skriver meddelanden och vem övervakar medierna? Anteckna namn, ersättare och kontaktuppgifter.
Kartlägg målgrupper och kanaler
Vem måste du kommunicera med: drabbade, boende, anställda, press? Välj per målgrupp de kanaler som verkligen når dem.
Skapa kärnbudskap och scenarier
Tänk ut vilka kriser du kan förvänta dig och skriv ett kärnbudskap för varje scenario. På så sätt behöver du inte börja från noll vid en händelse.
Skriv handböcker
Arbeta igenom vilka steg du tar per scenario, i vilken ordning och vem som gör vad. Håll dem korta och praktiska, så att de fungerar under press.
Öva och utvärdera
Testa planen med en övning, se vad som fungerar och vad som inte fungerar, och uppdatera planen. Upprepa detta regelbundet så att planen förblir aktuell.
Veelgestelde vragen
Hur lång ska en kriskommunikationsplan vara?
Så kort som möjligt och så lång som nödvändigt. En plan som ska kunna användas under press är hellre kortfattad och praktisk än tjock och fullständig. Arbeta med överskådliga handböcker.
Hur ofta måste jag uppdatera planen?
Minst en gång om året, och alltid efter en övning eller riktig kris. Uppdatera också när roller, personer eller kanaler förändras. Då förblir planen tillförlitlig.
Behöver även små organisationer en kriskommunikationsplan?
Ja. Även ett litet team kan drabbas av en kris. En enkel plan med roller, målgrupper och ett par kärnbudskap hjälper redan enormt.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
CrisisRadar helpt u dit in de praktijk te brengen — van voorbereiding tot de eerste minuut.
Meer gidsen
Wat is crisiscommunicatie?
De basis: wat crisiscommunicatie is, waarom het telt en hoe u begint.
Hoe stel je een crisisbericht op?
Een helder crisisbericht in zes stappen, met een handig voorbeeld.
Crisiscommunicatieplan opstellen
Wat hoort er in een crisiscommunicatieplan en hoe maakt u er een?