Sätta upp ett kristeam

Varför du sätter upp ditt krislag i förväg

Under en kris finns det ingen tid att ta reda på vem som ansvarar för vad. Otydlighet kostar minuter som du inte har. Ett på förhand uppsatt team förhindrar att folk väntar på varandra eller utför dubbelarbete. Genom att i förväg fastställa roller, mandat och tillgänglighet kan ditt team börja omedelbart. Alla vet vad som förväntas av dem. Det ger lugn och snabbhet, just när det spelar roll.

De viktigaste rollerna i ett kristeam

Ett kristeam består av ett antal fasta roller. Namnen kan variera mellan organisationer, men uppgifterna är igenkännbara. Utse en fast person och en ersättare för varje roll.

• Teamledare: håller överblicken, fattar beslut och bevakar tiden. Kontaktpersonen för hela teamet.
• Talesperson: är ansiktet utåt och företräder organisationen gentemot press och allmänhet.
• Kommunikationsrådgivare: bestämmer strategin och kärnbudskapet och ger råd till teamledaren och talespersonen.
• Omgivningsanalytiker: följer sociala medier och nyheter, mäter stämningen och uppmärksammar rykten och oro.
• Loggare: dokumenterar alla beslut och åtgärder med tidsstämpel, så att det i efterhand är klart vad som hänt.

Mandat: vem får bestämma vad?

Ett team arbetar bara snabbt om det är tydligt vem som får fatta vilka beslut utan att först fråga om tillstånd. Det kallas mandat. Fastställ vilka beslut teamet får ta självständigt och när någon högre upp i organisationen behövs. Gör också överenskommelser om kommunikation: får talespersonen själv skicka ett meddelande utåt, eller måste det gå via teamledaren först? Tydliga överenskommelser förhindrar att meddelanden fastnar eller tvärtom går ut okontrollerat.

Ordna tillgänglighet och jour

En kris tar ingen hänsyn till kontorstider. Därför ordnar du tillgänglighet utanför arbetstid via ett beredskapssystem. Vid beredskap finns alltid någon per roll tillgänglig att kalla in, även på helger och nätter. Gör en aktuell kontaktlista med telefonnummer och en tydlig överenskommelse om hur teamet kallas in. Testa regelbundet om alla verkligen är tillgängliga. En lista som inte stämmer är värdelös under en kris.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Hur stort ska ett kristeam vara?

Håll teamet så litet som möjligt och så stort som nödvändigt. Fem till åtta personer med tydliga roller fungerar ofta bra. Ett för stort team fördröjer beslutsfattandet. Se till att det alltid finns ersättare, så att teamet är komplett även vid frånvaro.

Vad är skillnaden mellan en teamledare och en talesperson?

Teamledaren leder teamet internt och fattar beslut. Talespersonen är ansiktet utåt och kommunicerar på uppdrag av organisationen med press och allmänhet. Genom att separera dessa roller kan ledaren fokusera på styrningen och talespersonen på kommunikationen.

Hur ofta ska ett kristeam öva?

Öva minst ett par gånger om året. Varva stora övningar med korta, enkla träningar. Regelbunden övning håller rollerna skarpa och säkerställer att nya teammedlemmar snabbt kommer in i arbetet.