Een crisisteam inrichten

Waarom u uw crisisteam vooraf inricht

Tijdens een crisis is er geen tijd om nog uit te zoeken wie waarover gaat. Onduidelijkheid kost minuten die u niet heeft. Een vooraf ingericht team voorkomt dat mensen op elkaar wachten of dubbel werk doen.

Door rollen, mandaat en bereikbaarheid van tevoren vast te leggen, kan uw team meteen aan de slag. Iedereen weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Dat geeft rust en snelheid, juist op het moment dat het ertoe doet.

De belangrijkste rollen in een crisisteam

Een crisisteam bestaat uit een aantal vaste rollen. De namen kunnen per organisatie verschillen, maar de taken zijn herkenbaar. Wijs per rol een vaste persoon en een vervanger aan.

• Teamleider: bewaakt het overzicht, neemt besluiten en bewaakt de tijd. Het aanspreekpunt voor het hele team.
• Woordvoerder: is het gezicht naar buiten en te woord staat pers en publiek namens de organisatie.
• Communicatieadviseur: bepaalt de strategie en de kernboodschap en adviseert de teamleider en woordvoerder.
• Omgevingsanalist: volgt sociale media en nieuws, peilt wat er leeft en signaleert geruchten en zorgen.
• Logger: legt alle besluiten en acties vast met tijdstip, zodat achteraf duidelijk is wat er is gebeurd.

Mandaat: wie mag wat beslissen?

Een team werkt alleen snel als duidelijk is wie wat mag beslissen zonder eerst toestemming te vragen. Dat heet mandaat. Leg vast welke beslissingen het team zelfstandig mag nemen en wanneer iemand hoger in de organisatie nodig is.

Maak ook afspraken over communicatie: mag de woordvoerder zelf een bericht naar buiten brengen, of moet dat eerst langs de teamleider? Heldere afspraken voorkomen dat berichten blijven liggen of juist ongecontroleerd naar buiten gaan.

Bereikbaarheid en piket regelen

Een crisis houdt geen rekening met kantooruren. Daarom regelt u bereikbaarheid buiten werktijd via een piketregeling. Bij piket is er altijd iemand per rol oproepbaar, ook in het weekend en \'s nachts.

Maak een actuele bereikbaarheidslijst met telefoonnummers en een duidelijke afspraak hoe het team wordt opgeroepen. Test regelmatig of iedereen daadwerkelijk bereikbaar is. Een lijst die niet klopt, is in een crisis waardeloos.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Hoe groot moet een crisisteam zijn?

Houd het team zo klein als mogelijk en zo groot als nodig. Vijf tot acht mensen met duidelijke rollen werkt vaak goed. Een te groot team vertraagt de besluitvorming. Zorg wel altijd voor vervangers, zodat het team ook bij afwezigheid compleet is.

Wat is het verschil tussen een teamleider en een woordvoerder?

De teamleider stuurt het team intern aan en neemt besluiten. De woordvoerder is het gezicht naar buiten en communiceert namens de organisatie met pers en publiek. Door deze rollen te scheiden, kan de leider zich op de aansturing richten en de woordvoerder op de communicatie.

Hoe vaak moet een crisisteam oefenen?

Oefen minstens een paar keer per jaar. Wissel grote oefeningen af met korte, eenvoudige trainingen. Regelmatig oefenen houdt de rollen scherp en zorgt dat nieuwe teamleden snel meedraaien.