Kriisitiimin perustaminen

Miksi kriisintiimi perustetaan etukäteen

Kriisin aikana ei ole aikaa selvittää, kuka vastaa mistäkin. Epäselvyys maksaa minuutteja, joita teillä ei ole. Etukäteen muodostettu tiimi estää ihmisiä odottamasta toisiaan tai tekemästä päällekkäistä työtä. Määrittelemällä roolit, valtuudet ja tavoitettavuus etukäteen tiimisi voi aloittaa välittömästi. Jokainen tietää, mitä heiltä odotetaan. Se tuo rauhaa ja nopeutta juuri silloin, kun se on tärkeintä.

Tärkeimmät roolit kriisitiimissä

Kriisitiimi koostuu useista vakiorooleista. Nimet voivat vaihdella organisaatiosta toiseen, mutta tehtävät ovat tunnistettavia. Osoita jokaiseen rooliin vakihenkilö ja sijainen.

• Tiimin johtaja: valvoo kokonaiskuvaa, tekee päätöksiä ja seuraa aikaa. Koko tiimin yhteyshenkilö.
• Tiedottaja: on organisaation kasvot ulospäin ja puhuu lehdistölle ja yleisölle organisaation puolesta.
• Viestintäneuvoja: määrittää strategian ja ydinviestin sekä neuvoo tiimin johtajaa ja tiedottajaa.
• Ympäristöanalyytikko: seuraa sosiaalista mediaa ja uutisia, arvioi tilannetta ja havaitsee huhut ja huolenaiheet.
• Lokikirjanpitäjä: kirjaa kaikki päätökset ja toimenpiteet aikaleimoineen, jotta jälkeenpäin on selvää, mitä on tapahtunut.

Mandaatti: kuka saa päättää mistäkin?

Tiimi toimii nopeasti vain, kun on selvää, kuka saa tehdä mitäkin päätöksiä ilman luvan pyytämistä ensin. Tätä kutsutaan valtuudeksi. Kirjaa, mitkä päätökset tiimi voi tehdä itsenäisesti ja milloin tarvitaan joku ylempää organisaatiosta. Sopi myös viestinnästä: saako tiedottaja itse lähettää viestin ulospäin, vai pitääkö se ensin käydä tiimin johtajan kautta? Selkeät sopimukset estävät viestejä jäämästä makaamaan tai menemästä hallitsemattomasti ulos.

Tavoitettavuuden ja päivystyksen järjestäminen

Kriisi ei välitä toimistoajoista. Siksi järjestät tavoitettavuuden toimistoajan ulkopuolella päivystysjärjestelyllä. Päivystyksessä on aina joku roolin mukaan tavoitettavissa, myös viikonloppuisin ja öisin. Tee ajantasainen tavoitettavuuslista puhelinnumeroineen ja selkeä sopimus siitä, miten tiimi hälytetään. Testaa säännöllisesti, ovatko kaikki todella tavoitettavissa. Lista, joka ei pidä paikkaansa, on kriisissä arvoton.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Kuinka suuri kriisitiimin tulee olla?

Pidä tiimi niin pienenä kuin mahdollista ja niin suurena kuin tarpeen. Viisi tai kahdeksan henkilöä selkeillä rooleilla toimii usein hyvin. Liian suuri tiimi hidastaa päätöksentekoa. Huolehdi kuitenkin aina varahenkilöistä, jotta tiimi on täysvahvuinen myös poissaolojen aikana.

Mikä ero on tiimin johtajalla ja tiedottajalla?

Tiimin johtaja ohjaa tiimiä sisäisesti ja tekee päätökset. Tiedottaja on julkinen kasvot ulospäin ja viestii organisaation puolesta tiedotusvälineille ja yleisölle. Roolien erottaminen antaa johtajalle mahdollisuuden keskittyä johtamiseen ja tiedottajalle viestintään.

Kuinka usein kriisitiimin pitää harjoitella?

Harjoittele vähintään muutaman kerran vuodessa. Vuorottele suuria harjoituksia lyhyiden ja yksinkertaisten harjoitusten kanssa. Säännöllinen harjoittelu pitää roolit selkeinä ja varmistaa, että uudet tiimin jäsenet pääsevät nopeasti mukaan.