Vzpostaviti krizno ekipo
Kriza pride nepričakovano. Zato vzpostavite svojo krizno ekipo, preden je to potrebno. Dobra ekipa ve, kdo ima katero vlogo, sme hitro odločati in je vedno dosegljiva. V tem vodniku preberite, katere vloge potrebujete in kako korak za korakom pripravite ekipo na pravo situacijo.
Zakaj vnaprej vzpostaviti krizno ekipo
Med krizo ni časa za ugotavljanje, kdo je odgovoren za kaj. Nejasnosti stanejo minute, ki jih nimate. Vnaprej vzpostavljena ekipa preprečuje, da bi ljudje čakali drug na drugega ali opravljali dvojno delo. Z vnaprejšnjim določanjem vlog, pooblastil in dosegljivosti se vaša ekipa lahko takoj loti dela. Vsi vedo, kaj se od njih pričakuje. To prinaša mir in hitrost, ravno takrat, ko je to najpomembneje.
Najpomembnejše vloge v krizni ekipi
Krizna ekipa je sestavljena iz več stalnih vlog. Njihova imena se lahko razlikujejo od organizacije do organizacije, a naloge so prepoznavne. Za vsako vlogo določite stalno osebo in namestnika.
- Vodja ekipe: nadzoruje pregled, sprejema odločitve in nadzoruje čas. Kontaktna točka za celotno ekipo.
- Tiskovni predstavnik: je obraz navzven in govori z novinarji in javnostjo v imenu organizacije.
- Svetovalec za komunikacije: določi strategijo in ključno sporočilo ter svetuje vodji ekipe in tiskovnemu predstavniku.
- Analitik okolja: spremlja družbena omrežja in novice, meri razpoloženje in opozarja na govorice in skrbi.
- Beležnik: beleži vse odločitve in ukrepe s časovnim žigom, tako da je naknadno jasno, kaj se je zgodilo.
Pooblastilo: kdo sme kaj odločiti?
Ekipa deluje hitro samo, če je jasno, kdo kaj sme odločiti, ne da bi najprej vprašal za dovoljenje. To se imenuje pooblastilo. Zapišite, katere odločitve sme ekipa sprejeti samostojno in kdaj je potrebna oseba višje v organizaciji. Dogovorite se tudi o komunikaciji: ali sme tiskovni predstavnik sam poslati sporočilo navzven ali mora to najprej mimo vodje ekipe? Jasni dogovori preprečijo, da bi sporočila ostala ležati ali pa nenadzorovano odšla navzven.
Uredite dosegljivost in dežurstvo
Kriza se ne ozira na delovni čas. Zato uredite dosegljivost zunaj delovnega časa prek dežurnega sistema. Pri dežurstvu je vedno nekdo na voljo po vlogi, tudi ob vikendih in ponoči. Naredite aktualen seznam dosegljivosti s telefonskimi številkami in jasnim dogovorom, kako se ekipa pokliče. Redno preverjajte, ali je vsak dejansko dosegljiv. Seznam, ki ni točen, je v krizi neuporaben.
Stappenplan
Določite vloge
Določite, katere vloge potrebujete: vodja ekipe, tiskovni predstavnik, svetovalec za komuniciranje, analitik okolja in logger. Za vsako vlogo imenujte stalno osebo in namestnika.
Določite pooblastilo
Dogovorite se, katere odločitve lahko sprejme ekipa sama in kdaj je potrebna oseba višje v organizaciji. Uredite tudi, kdo sme odobriti sporočila navzven.
Uredite dosegljivost in dežurstvo
Zagotovite, da je ekipa dosegljiva tudi izven delovnega časa. Naredite aktualen seznam dosegljivosti in jasen dogovor o alarmiranju.
Dogovorite se o sodelovanju
Določite, kako in kje se ekipa sestane, kateri posvetovalni sestanki so predvideni in kako sodelujete z reševalnimi službami, občino ali varnostno regijo.
Redno vadite
Usposobite ekipo z realističnimi scenariji. Tako vsakdo spozna svojo vlogo in odkrijete šibke točke, preden so zares potrebne.
Veelgestelde vragen
Kako velika mora biti krizna ekipa?
Ohranite ekipo čim manjšo in čim večjo, kot je potrebno. Pet do osem ljudi z jasnimi vlogami pogosto deluje dobro. Prevelika ekipa upočasni odločanje. Poskrbite pa vedno za namestnike, da je ekipa popolna tudi pri odsotnosti.
Kakšna je razlika med vodjo ekipe in glasnikom?
Vodja ekipe interno usmerja ekipo in sprejema odločitve. Tiskovni predstavnik je obraz navzven in v imenu organizacije komunicira s tiskom in javnostjo. Z ločitvijo teh vlog se vodja lahko osredotoči na usmerjanje, tiskovni predstavnik pa na komunikacijo.
Kako pogosto mora krizna ekipa vaditi?
Vadite vsaj nekajkrat na leto. Izmenjujte velike vaje s kratkimi, preprostimi treningi. Redno vadenje ohranja vloge jasne in zagotavlja, da se novi člani ekipe hitro vključijo.
Sneller en beter communiceren tijdens een crisis?
CrisisRadar helpt u dit in de praktijk te brengen — van voorbereiding tot de eerste minuut.
Meer gidsen
Wat is crisiscommunicatie?
De basis: wat crisiscommunicatie is, waarom het telt en hoe u begint.
Hoe stel je een crisisbericht op?
Een helder crisisbericht in zes stappen, met een handig voorbeeld.
Crisiscommunicatieplan opstellen
Wat hoort er in een crisiscommunicatieplan en hoe maakt u er een?