Формування кризової команди

Чому ви заздалегідь формуєте кризову команду

Під час кризи немає часу з'ясовувати, хто за що відповідає. Невизначеність коштує хвилин, яких у вас немає. Заздалегідь сформована команда не допускає, щоб люди чекали одне одного або виконували подвійну роботу. Заздалегідь зафіксувавши ролі, повноваження та доступність, ваша команда може відразу приступити до роботи. Кожен знає, що від нього або від неї очікують. Це дає спокій і швидкість саме тоді, коли це має значення.

Основні ролі в кризовій команді

Кризова команда складається з кількох постійних ролей. Назви можуть відрізнятися залежно від організації, але завдання впізнавані. Призначте постійну людину та замінника для кожної ролі.

• Керівник команди: стежить за загальною картиною, приймає рішення та контролює час. Контактна особа для всієї команди.
• Речник: є обличчям назовні та спілкується з пресою та громадськістю від імені організації.
• Радник із комунікацій: визначає стратегію та ключове повідомлення, консультує керівника команди та речника.
• Аналітик середовища: стежить за соціальними мережами та новинами, оцінює настрої, виявляє чутки та занепокоєння.
• Логер: фіксує всі рішення та дії з часовою позначкою, щоб після події було зрозуміло, що сталося.

Мандат: хто що може вирішувати?

Команда працює швидко лише тоді, коли чітко, хто що може вирішувати без попереднього дозволу. Це називається повноваженням. Зафіксуйте, які рішення команда може приймати самостійно і коли потрібна людина вище в організації. Також домовтеся про комунікацію: чи може речник самостійно випустити повідомлення назовні, чи спочатку потрібно погодити з керівником команди? Чіткі домовленості запобігають затримці повідомлень або їхньому неконтрольованому виходу.

Організація доступності та чергування

Криза не рахується з робочими годинами. Тому ви організовуєте доступність поза робочим часом через систему чергування. При черговості завжди є хтось, доступний по ролі, також у вихідні та вночі. Складіть актуальний список доступності з номерами телефонів і чіткою домовленістю про те, як скликати команду. Регулярно перевіряйте, чи справді всі доступні. Список, що не є актуальним, під час кризи є марним.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Якого розміру має бути кризова команда?

Тримайте команду якомога меншою і настільки великою, наскільки потрібно. П'ять-вісім людей з чіткими ролями часто добре працює. Надто велика команда сповільнює прийняття рішень. Завжди забезпечуйте наявність замін, щоб команда була повна навіть за відсутності когось.

Яка різниця між керівником команди та речником?

Керівник команди управляє командою всередині та приймає рішення. Речник — це обличчя назовні та спілкується від імені організації з пресою та громадськістю. Розмежування цих ролей дозволяє керівнику зосередитися на управлінні, а речнику — на комунікації.

Як часто кризова команда повинна проводити навчання?

Проводьте навчання принаймні кілька разів на рік. Чергуйте великі навчання з короткими простими тренінгами. Регулярне навчання тримає ролі в тонусі та дозволяє новим членам команди швидко влитися.