Presshantering under en kris

Talarens roll

Talespersonen översätter vad som händer till ett tydligt budskap för omvärlden. Du förmedlar fakta, erkänner oro och berättar för folk vad de ska göra. Du är ingen sköld som håller tillbaka information, utan en bro mellan organisationen och allmänheten. Bra talesmannaskap börjar före krisen. Bestäm vem som är talesperson, vem som förser talespersonen med information och vem som granskar. På så sätt undviker du att det under krisen är oklart vem som får prata.

Ton och tajming

Rätt ton beror på ögonblicket. I den akuta fasen är du faktabaserad och kortfattad: människor vill veta vad som händer och vad de ska göra. I efterförloppet finns mer utrymme för empati och förklaring. Timing är lika viktigt som innehåll. Den som kommunicerar först och ärligt styr berättelsen. Väntar du för länge fyller rykten och andra tystnaden. Hellre ett kort meddelande med kända fakta snabbt än ett perfekt budskap för sent.

Var ärlig och öppen

Ärlighet är din viktigaste tillgång. Berätta vad du vet, var tydlig med vad du inte vet ännu och lova aldrig mer än du kan hålla. Att erkänna ett misstag är nästan alltid bättre än att dölja något, för sanningen kommer fram ändå. Speculera inte och upprepa inga obekräftade uppgifter. Säg gärna: det vet vi inte ännu, men vi återkommer. Ange då när nästa uppdatering kommer.

Hantera pressen

Journalister gör sitt jobb och behöver snabbt tillförlitlig information. Behandla dem korrekt och var tillgänglig. Ge korta, tydliga svar och håll dig till fakta. Förbered ditt kärnbudskap och håll fast vid det, även vid svåra frågor. Känner du dig trängd? Ge inget svar som du inte kan underbygga. Hänvisa till vad du vet och till nästa pressmöte.

Hantera sociala medier

På sociala medier sprids information blixtsnabbt, rätt och fel. Var närvarande på de kanaler där din publik befinner sig och se till att din egen kanal är sanningskällan. Hänvisa alltid dit. Övervaka vad som delas om krisen, så att du ser rykten tidigt. Svara lugnt och sakligt, gå inte in i diskussioner och förstärk inte ett rykte genom att upprepa det ingående.

Stappenplan

Veelgestelde vragen

Vad gör jag om jag inte vet svaret?

Ange det ärligt. Säg att du inte vet det ännu och när du återkommer till det. Att spekulera eller hitta på ett svar skadar din trovärdighet mer än att erkänna att något är oklart.

Hur hanterar jag svåra eller aggressiva frågor?

Håll dig lugn och håll dig till ditt kärnbudskap. Gå inte i försvar och upprepa inte frågan om den är ledande. Ge det faktabaserade svar du kan underbygga och hänvisa till nästa uppdatering.

Måste jag svara på varje inlägg på sociala medier?

Nej. Svara där det gör skillnad, särskilt vid rykten som sprider sig. Håll din egen kanal som sanningskälla och hänvisa folk dit i stället för att diskutera i det oändliga.